Тема 2. Современное деловое письмо
1. Деловое письмо в условиях унификации
2. Правила оформления делового письма
3. Некоторые виды писем
4. Международные письма
1. Деловое письмо в условиях унификации*
Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы — вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность
* Использованы материалы из книги П.В.Веселова «Современное деловое письмо в промышленности» (М., 1990).
==38
языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти.
Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»*.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.
2. Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из
* Дунаевский O.S. Современная условная речь. — М., 1987. — С. 6, 7.
==39
«рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ ? 6.30-97.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет
организовать централизованное изготовление бланков для писем; уменьшить стоимость машинописных работ; сократить трудозатраты на составление и оформление писем; облегчить визуальный поиск необходимой информации; расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр- образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ ? 6.30-97 документы могут содержать до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав
К оглавлению
==40
в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб РФ;
2) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);
3) наименование организации (полное или сокращенное);
4) справочные данные об организации;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);
8) адресат;
9) заголовок к тексту;
10) текст;
11) подпись;
12) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.
Согласно ГОСТ P 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел).
Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во
==41
второй — строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).
Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или . 18/275.
Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:
==42
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».
Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид»
Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ ? 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например: Кемеровское ОАО «Гранит»
Главному специалисту ?.?. Смирнову
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например: Ректору
Новосибирской государственной академии экономики и управления проф. Ю.В. Гусеву
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например: Директору ЗАО «Кристалл» Г-Н. Некрасову 103030, г. Москва, Скатертный пер., 22
==43
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например: 630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76, кв. 12
П.И. Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией: акад. А. Г. Иванову проф. Н.Г. Кирсанову
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например'.
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупке кирпичного завода
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо.
Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное
==44
выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции: Начальнику отделения милиции Кировского района г. Новосибирска Г. В. Сидорову По делу гр. Круглова A.A.
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом A4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например: Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица,
==45
подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
"Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
==46
3. Некоторые виды писем
Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо- просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существитель-
* Если письмо оформляется на формате A4, обязателен заголовок, если на формате А5, заголовок не обязателен.
==47
ных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:
==48
==49
К оглавлению
==50
Варианты текстов писем-отказов могут быть такими: Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.
Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе... нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме... рассмотрено дирекцией компании...
В соответствии с законом... Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории... и расширению не подлежит.
Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона...
Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам»..» «Считаем нужным сообщить Вам...» «Предлагаемые Вами сроки проведения...» «Ваше предложение не получило поддержки».
Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство,
==51
нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2000 г. для...
Высылаем наложенным платежом...
Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...
Представляю на утверждение проект плана...
Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты...
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...
Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма: Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими: Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.
Направляем... экземпляра подписанного нами договора №...
на поставку...
Просим... и один экземпляр договора №..... возвратить нам.
Письмо-напоминание. Письмо- напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или
==52
личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например):
==53
Срок представления заявок истекает...
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания: «Напоминаем, что...»
«по проекту совместного строительства Вы должны...» «в соответствии с... Вы должны...»
«Напоминаем Вам, что...»
«Ваша задолженность по оплате... составляет...» «срок представления условий договора истекает...»
«Несмотря на неоднократные напоминания,»
«Ваша фирма до сих пор не представила...» «мы до сих пор не получили...»
Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.
Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Приведем пример текста информационного письма: О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 2000 г.
Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.
==54
Секретарь ученого совета Подпись Л.Д. Сухов
Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:
==55
Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений: [Наименование организации] разрешает вывоз в... строительного леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по межобластному обмену.
[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например: Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой...
и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.
В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество...
Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.
Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.
ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия... от... и сообщает: малому предприятию... на 2000 г. выделены два грузовика; при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене ... рублей.
Объединение... не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.
Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...
==56
4. Международные письма
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.
Господа, Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.
Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.
Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.
Искренне Ваши
==57
Уважаемые господа, Получили Ваше письмо от 30 мая с.г., в котором предъявляете нам претензию в связи с задержкой пуска станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.
В связи с этим хотели бы напомнить Вам следующее.
В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под строительство в течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.
Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи с неоднократным нарушением Вами контрактных обязательств возникли серьезные трудности.
Несмотря на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям.
Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.
С уважением
Уважаемые господа, В соответствии с контрактом №..., подписанным между... 12 декабря 19.. г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, про-
==58
сим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в... вагоны.
В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.
Поставку конвертеров предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.
Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадку завода.
С уважением
Уважаемые господа.
В соответствии с контрактом №... поставка оборудования для строительства завода минеральных удобрений должна быть осуществлена тремя партиями.
Первые две партии оборудования были доставлены в сроки, оговоренные контрактом, и Вы остались довольны его техническим характером.
Однако по вине изготовителя, который не изготовил оборудование в срок, и в связи с трудностями в обеспечении транспортных средств произошла задержка в поставке третьей партии оборудования. Вместо 10 сентября оборудование прибыло в порт погрузки 20 ноября.
К этому времени срок действия вышеуказанного контракта истек. Срок действия аккредитива на оплату последней, третьей, партии оборудования закончился, поэтому мы убедительно просим продлить срок действия аккредитива до января 19.. г. или подтвердить оплату счетов, которые будут выставлены инкассо.
С уважением
Уважаемые господа.
В своем письме от 23 января с.г. Вы предложили нам услуги по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся во Франции.
Наши клиенты заинтересовались этим предложением и были бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений.
Будем признательны за скорый ответ.
С уважением
==59
Уважаемые господа.
В связи с запросом и в подтверждение беседы с Вашим представителем господином... сообщаем, что мы могли бы направить по Вашей просьбе группу высококвалифицированных специалистов для оказания технического содействия в сооружении завода тяжелого машиностроения и подготовке оборудования цехов этого завода к наладке и пуску в эксплуатацию.
Так как строительные и монтажные работы должны полностью соответствовать проектам поставщика, мы могли бы включить в эту группу специалистов авторского надзора.
Основные условия, на которых мы обычно направляем специалистов за рубеж, следующие.
Вы должны возместить нам расходы по: месячным ставкам в долларах США; подъемным пособиям для каждого специалиста; стоимости проезда специалистов и членов их семей туда* и обратно самолетом по нормам туристического класса; страхованию специалистов в... от производственного риска и несчастных случаев.
Количество направляемых нами специалистов будет зависеть от объема работ. Сроки пребывания их в Вашей стране подлежат согласованию во время переговоров.
С уважением
Уважаемые господа.
Получили Ваше письмо от 2 марта с.г. с просьбой поставить оборудование для...
Рассмотрев просьбу, сообщаем, что готовы провести переговоры по данному вопросу.
Одновременно хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наш завод осуществляет продажу лицензий на передачу ноу-хау, которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования.
Эта форма сотрудничества, как Вы знаете, широко практикуется во всем мире. В договоре на передачу ноу-хау гарантируем получение лицензиатом дополнительной прибыли и выпуск продукции высокого качества в соответствии с техническими спецификациями.
Если Вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы для патентования (описание, чертежи) оборудования с учетом требований Вашего патентного ведомства.
С уважением
К оглавлению
==60
Уважаемые господа.
Ссылаясь на переговоры, проходившие в... в июле с.г. между Вашим представителем г-ном... и коммерческим директором фирмы... г-ном..., с удовольствием подтверждаем, что готовы действовать в качестве агентов по продаже Вашего оборудования в нашей стране.
Прежде чем вышлете нам проект агентского соглашения, хотели бы еще раз изложить основные моменты соглашения, достигнутого в.;., а именно: 1) обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи Вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения; 2) будем получать комиссионное вознаграждение в размере...% всех продаж Вашего оборудования на оговоренной территории; 3) Вы вышлете нам первую партию Вашего оборудования на консигнацию сроком на 12 месяцев и представите рекламный материал (брошюры, каталоги, образцы, рабочие модели, фильмы) для организации рекламной кампании. Со своей стороны мы откроем демонстрационные залы в... и поместим рекламные материалы в наших журналах; 4) обязуемся представлять квартальные отчеты о продаже оборудования. Оплата за проданное оборудование будет производиться каждый квартал по безотзывному аккредитиву против наших счетов.
Надеемся, что соглашение будет взаимовыгодным и откроет пути к дальнейшему сотрудничеству.
С уважением
Уважаемые господа.
Сообщаем Вам, что... промышленности объявило торги на строительство... комплекса в...
Торги объявлены на выполнение проектных работ, строительство комплекса и подготовку местных кадров для эксплуатации предприятия.
Вы, безусловно, знаете, что реализация таких крупномасштабных проектов связана с решением целого круга технических, организационных и финансовых вопросов и осуществляется успешно, если фирмы выполняют работу совместно.
В связи с этим мы предлагаем Вам рассмотреть вопрос о совместном участии в вышеуказанных торгах.
Если данное предложение заинтересует Вас, мы готовы подготовить проект соглашения о создании консорциума и провести переговоры о его подписании в удобное для Вас время. Одновременно мы сможем обсудить вопросы, связанные с подготовкой общего тендерного предложения и привлечением местной агентской фирмы для оказания нам содействия во время торгов. Окончательный
==61
срок представления предложения — ... с.г. Тендерная документация будет Вам направлена по получении Вашего согласия.
С уважением
Уважаемый заказчик.
Благодарим Вас за заказ от...
Указанные товары будут доставлены приблизительно... Ценим Ваше сотрудничество.
Искренне Ваши
Задания
1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.
3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.
4. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.
5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.
6. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
7. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в noe. Коченево.
8. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.
9. Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 1997—1998 гг. зерно.
10. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стек-
==62
лоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2000 г. для треста «Запсибтрансстрой».
11. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.
12. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
13. Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2000 г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса.
14. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей Российской федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2000 г.
15. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскмебель» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с даляньским Объединением по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного общежития в Новосибирске. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.
16. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2000 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».
17. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.
18. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.
19. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.
20. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве З» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.
21. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.
==63
22. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.
23. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.
24. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 200Х г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.
25. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.
26. Найдите ошибки в оформлении и текстах приведенных ниже писем.
==64
==65
==66
==67
==68
00.htm - glava04
