Элементы текста документа
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.
Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.
ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)
Отдельные служебные документы имеют приложения.
Такими при ложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.
Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 лл. в 3 экз.
Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов Компании на 10 л. в 2 экз.
2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.
Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и приложение к нему, всего на 12л.
Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.
Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Например:
Приложение
к приказу Министра
здравоохранения России от 12.08.97 №36
