Оформление обложки дел
Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Её элементы определяет ГОСТ 17914-72.* Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:
- наименование учреждения и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
* ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования. — М., Изд-во стандартов, 1972.
При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляется также:
- дата дела;
- количество листов в деле;
- архивный шифр дела.
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточнении путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид документов (протоколы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы - приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация.* Пишется аннотация после заголовка с красной строки.
* Основные правило роботы государственных архивов СССР, с. 68, п. 4.1.2.2.
Например:
Годовой отчет о работе фирмы за 1998 год. В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы с момента создания в 1991 году.
В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера этих документов.
Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-84.
Протоколы заседаний Правления за 1999г. №1-18.
Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается.
Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1999 г. № 1-78. Копии.
Проставляя дату дела (крайние даты), указывают начальную дату (дата самого раннего документа в деле) и конечную дату (дата самого позднего документа в деле).
Если в деле имеются документы (например, приложения, справки, обзоры и т.д.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год".
При наличии в деле особо ценных документов и невостребованных личных документов (трудовых книжек, аттестатов, дипломов, паспортов и т.д.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело.
Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК учреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.
