Подготовка совещаний

В процессе управления часто приходится сталкиваться с такими за­дачами, решение которых невозможно без привлечения многих специа­листов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на конференциях, пленумах, собраниях, заседаниях коллегиальных органов, совещаниях и т.д. Они могут проводиться периодически или иметь разовый характер. Проведе­ние собраний, заседаний может быть заложено в организационно-устав­ной форме учреждения, организации, фирмы (например, акционерного общества и т.п.). В данной книге организационно-техническое обеспече­ние их деятельности рассматривается обобщенно как проведение сове­щаний.

Слово "совещание" определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь. Таким образом под совещанием по­нимается такой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обус­ловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее по­ставленным вопросам.

Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим.

Стоимость совещания складывается из заработка всех его участни­ков, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командиро­вочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Как указывает L.J.Seiwert, "Вряд ли найдётся дру­гой вид такой деятельности, при котором растрачивалось столько вре­мени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний".*

* Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. Пер. с нем. - М.: Экономика, 1990, с. 186.

Поэтому совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприя­тий как по организации, так и его проведению. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и орга­низованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены".*

* Зайверт Л. Ваше время — в Ваших руках. Пер. с нем. — М.: Экономика, 1990.

В зависимости от состава участников совещание может быть между­народным, всероссийским, областным, городским, внутриучрежденческим. Количество участников также может быть различно. Сложность и объем вопросов определяют и временные рамки совещания: многоднев­ное, однодневное, несколько часов и в пределах 1-1.5 часа.

В соответствии с видом совещания, количеством участников и вре­менными рамками проводятся различные подготовительные организа­ционно-технические мероприятия. В учреждениях с постоянно действу­ющими коллегиальными органами (советами, коллегиями) должен быть типовой регламент проведения заседаний, где определены периодич­ность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. Такие коллеги­альные органы имеют секретаря, основной обязанностью которого явля­ется подготовка, обслуживание заседаний и ведение документации это­го коллегиального органа. Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Начинается работа по подготовке совещания с принятия решения о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предпо­лагаемых участниках, времени и месте проведения. Постоянно действу­ющие коллегиальные органы (советы, коллегии) имеют годовые, квар­тальные и месячные планы работы, постоянный день и время заседаний.

Назначать совещание лучше на начало или конец рабочего дня, что­бы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей пере­ключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, нужно сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете ру­ководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначен­ных для этого одних и тех же залах заседаний.




Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует боль­шего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть пре­дусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

На основании указаний руководителя и по согласованию с ним раз­рабатывается повестка дня. Повестка дня -это первый документ, кото­рый составляется при подготовке совещания.

Такие коллегиальные органы как коллегии, различные советы и т.д. имеют годовые, квартальные и месячные планы работы. При формиро­вании повестки дня заседания такого коллегиального органа выносятся на обсуждение как плановые вопросы, так и оперативные по указанию руководителя.

При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить воп­росы, по которым больше приглашенных. После их рассмотрения при­глашенные могут уйти. Остальные вопросы располагаются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

В повестке дня указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются и начинаются с предлога "О", "Об", или формули­руются в именительном падеже. Например:



Список участников - это второй документ, который подготавливает­ся. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, комиссии, то список уже имеется и к нему лишь должны быть добавлены приглашённые лица.

Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в реше­нии аналогичных проблем.



Чёткой организации работы способствует составление списка по оп­ределённой форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведе­ния, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. Например:

Список участников совещания 01.02.99



При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, можно будет использовать одновременно при регистрации, для работы хозяй­ственных служб, он может быть положен на стол президиума совеща­ния, что позволит ведущим ориентироваться при непосредственной орга­низации работы совещательного органа.

Имея повестку дня, список участников, зная время и место проведе­ния совещания, приступают к оповещению участников.* Оповещение участников совещания должно быть проведено заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимо­сти дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одно­временно уточняется и список участников совещания.

* Особенности формирования повестки дня собраний акционерных обществ и сроки её рассылки подробно изложены в книге: Быкова Т.А, Кузнецова Т.В. Подго­товка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО Бизнес-школа "Ин­тел-синтез", 1997, 76 с.

Оповещение может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Если все участники совещания-работники одной организации, достаточно их опо­вестить по телефону, переговорив лично или передав приглашение че­рез сотрудников подразделения. Распространённым способом пригла­шения на совещание являются телефонограммы. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

Пример приглашения телефонограммой:



В постоянно действующих коллегиальных органах: советах, колле­гиях, комиссиях и т.д. повестка дня с указанием места и времени засе­дания обычно рассылается.

Если для участия в совещании приглашаются работники других орга­низаций, составляется письмо-приглашение.


В нём помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: предоставление гостиницы, стоимость, необходимость подтвер­ждения участия и т.д. Если не предполагается посылка повторного при­глашения после получения подтверждения об участии, в первом письме-приглашении даётся полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Если рассылается по­вторное приглашение лицам, подтвердившим своё участие, то эти све­дения будут указаны в повторном приглашении. Например:



Другой пример:





Сегодня для оперативной рассылки приглашений чаще всего исполь­зуются современные формы связи - факс или компьютерная почта. Преимущество рассылки с помощью компьютера состоит в том, что имея текст приглашения и список на рассылку, компьютер осуществляет ав­томатическую рассылку приглашений, добавляя в каждое приглашение конкретный адрес и обращение к адресату.

В случае отправки письменного приглашения любой формой связи желательно по телефону проверить, дошло ли приглашение до адреса­та. Отправив приглашение, в списке участников совещания делают от­метку о посылке письма, телефонограммы, оповещении по телефону и полученных ответах (принятие приглашения, отказ, причины отказа и т.п.).

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким до­кументам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы вы­ступлений основного докладчика и содокладчиков.

Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитывают­ся. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и поэтому доклад­чик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основ­ные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графи­ки, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.



Секретарю-помощнику или секретарю-референту, службе делопро­ изводства руководитель может поручить сбор и предварительный анализ необходимой информации для выступления, которое он предпола­гает сделать. Обычно не требуется подготовки текста выступления, надо лишь подобрать полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчётов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, т.к. на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информа­цию, необходимую для доклада. Можно составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена только сотрудником или секретарём-ре­ферентом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых до­кументов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глуб­же вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Необ­ходимо востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих воп­рос и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использова­нием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходи­мые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьёй расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объём работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предло­жение о создании рабочей группы по подготовке совещания.


Необходи­ мо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую рабо­ту должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техни­ческое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных сове­щаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия в совещании иногородних лиц не менее важным является процедура размещения участников. Имея список участников совещания, ответственный за его организацию знает, кто приедет из дру­гих городов. По каждому такому участнику совещания обязательно вы­ясняется, будет ли он нуждаться в размещении в гостинице.

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабаты­вают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются администра­тивно-хозяйственные службы. Готовящий совещание сообщает, сколь­ко и каких мест необходимо забронировать и держит вопрос размеще­ния под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспече­нии участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к мес­ту проведения совещания. В случае необходимости составляется точ­ный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении ответственного за транспортное обслуживание.

Для больших совещаний, особенно с участием иногородних, может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа распи­сывается по дням совещания, а количество участников каждого предла­гаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации.


Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Мож­но культурную программу предложить путем приглашения в день регист­рации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой помещения для проведения совещания и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств выясняется заранее, они приводятся в рабо­чее состояние. В больших помещениях проверяется исправность ра­диосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалифи­кацию. Важно помнить, что в определённых случаях совещания стеног­рафируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ве­дущего протокол и заранее проверить возможность размещения и ис­правность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом при подготовке совещания можно выделить вопросы:

I Выработка повестки дня, определение круга участников и вре­мени совещания

II Определение места совещания (выбор помещения)

III Оповещение участников совещания

А. составление приглашения

В. передача приглашения

IV Уточнение списка участников

V Подготовка материалов для рассмотрения на совещании

А. основного сообщения

В. справочно-информационных материалов

С. проекта решения

VI Организация рабочей группы совещания и распределение обя­занностей

VII Определение финансовых расходов

VIII Проведение организационных мероприятий

А заказ гостиницы

Б заказ транспорта

С организация кофе-паузы

В организация культурно-массовых мероприятий

Г закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

IX Проверка готовности помещения (количество мест и техничес­кая оснащённость).

Приступая к подготовке совещания, хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое распространение получили компьютерные техно­логии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями по­зволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компью­теров в реальном режиме времени.


Эта форма совещания также требу­ ет предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом только текстовой и графической информацией, но может быть добавлена аудио и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить каче­ство связи с каждым его участником. С лицами, на принимавшими ра­нее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при традиционной форме совещания, когда участники собира­ются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совеща­ния необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представ­ленные материалы.



Содержание раздела

---

---