Современное делопроизводство
Предисловие
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.
Предлагаемое учебное пособие - результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов в области делопроизводства Т. Н. Бондаревой, П. В. Веселова, М. Т. Лихачева, А. Н. Соковой; Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную решением Правительства РФ от 24 июня 1992 г. N 1118-р; разработанный архивными службами материал "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения"; новый ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 1998 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности; закон "Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области" от 9 июня 1995 г., а также материалы собственных исследований и разработок.
Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе секретарей-референтов. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве - это наиболее слабое место в работе организаций.
Учебное пособие "Современное делопроизводство" включает восемь тем:
1. Организация служб делопроизводства;
2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов;
3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении;
4. Делопроизводство по личному составу;
5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
6. Оформление и составление основных видов управленческих документов;
7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве;
8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.
В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, прилагаются образцы оформления документов. Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса секретарями-референтами. Мы обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формирования у слушателей умений и навыков в области делопроизводства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.
Тема 1. Организация служб делопроизводства
#G01. Организационное построение службы делопроизводства
Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения, - экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).
Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:
- снизить стоимость делопроизводственных операций;
- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
- использовать прогрессивные и производительные технические средства;
- обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.
В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.
Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство, - канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении (см. #M12293 1 941850007 2028685173 77 77 2471574649 1126311797 10 1054237216 2512996840прилож. 1.1#S).
С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения (см. #M12293 0 941850007 2028685173 77 78 2471570279 1955387115 3464 1017960667 3855663234прилож. 1.2#S).
#G02. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.
Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:
- общие положения;
- основные функции и задачи;
- обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
- организация работы;
- управление подразделением.
Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.
При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости - сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.
Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы (см. #M12293 0 941850007 2028685173 77 79 2471570279 860509687 1955387115 3840286661 1527955684прилож. 1.3#S). Инструкция состоит из следующих разделов.
Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, основная задача делопроизводителя - регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.).
Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.
Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.
Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
#G03. Организация работы секретаря-референта
Главная фигура делопроизводственного процесса - секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.
Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц.
В-третьих, зачастую секретарь- референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.
Наличие должностной инструкции - важнейшая предпосылка рациональной организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря-референта (см. #M12293 0 941850007 2028685173 77 80 2471570279 860509687 1955387115 951530612 3855663234прилож. 1.4#S).
В разделе "Общие положения" должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение - непосредственное подчинение секретаря-референта одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь-референт в своей деятельности, справочных и иных пособий.
Следует определить требования не только к профессиональной грамотности секретаря-референта, но и к его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться множительной техникой, владеть компьютером и т.д.).
В разделе "Функции и задачи секретаря-референта" необходимо в общем плане изложить главные направления деятельности секретаря-референта. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телетайпограмм; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; выполнение машинописных работ; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление листов временной нетрудоспособности; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.
С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.). При перечислении обязанностей, которые должны излагаться ясно, четко и недвусмысленно, целесообразно указывать действия, вытекающие из тех или иных условий или результатов выполнения установленных обязанностей.
В разделе "Ответственность секретаря-референта" следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.
Помимо работы с документами секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и ксерокопированием документов.
Организация приема посетителей - одна из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, - это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.
Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций.
Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.
Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.
Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.
Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.
Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.
Если в заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.
Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции:
- ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы.
Опытный секретарь- референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;
- обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);
- при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.
Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.
При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и, при возможности, интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.
Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях - о месте его пребывания и времени возвращения.
В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.
Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание - исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования.
При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими:
- информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);
- подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;
- оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;
- регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;
- ведение протокола или стенограммы совещания;
- подбор материалов для руководителя;
- выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;
- оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнение принятых решений.
Качество секретарского обслуживания прямо зависит от уровня подготовки секретаря-референта. В России создана и развивается сеть учебных заведений начального профессионального образования, осуществляющих подготовку этой категории работников.
#G0Приложения
Приложение 1.1
Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству
|
#G0Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации Документационное обеспечение управления ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.2000 N __________ |
УТВЕРЖДАЮ Директор организации Подпись И.И.Петров Дата |
1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.
1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения.
Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;
- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;
- сокращение документооборота, количества форм документов;
- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;
- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.
3. Функции службы ДОУ
В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:
3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.
3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.
3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.
3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1.
Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.
4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.
4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.
4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.
4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.
4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.
4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.
4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.
5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями
5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения.
5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.
5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
|
#G0Начальник управления |
Подпись |
Г.П.Петров |
Примерная инструкция по делопроизводству
|
#G0 |
УТВЕРЖДАЮ Приказ директора (или постановление главы администрации области, района и т.д.) От __________ N _______ |
|
Инструкция по делопроизводству в ______________________________ Наименование организации |
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена
______________________________________________________________________________
Наименование отдела
отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-97.
1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники, машинопечатаемые и др., независимо от их носителей.
Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.
1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на ______________________ отдел.
Наименование отдела
2. Документация организации
Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создание управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
3.2. Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм.
Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле документа (письмо, постановление, распоряжение, протокол и др.).
3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 8 апреля 1999 г.
3.3.6. Подпись документа
Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например:
|
Начальник управления |
Подпись |
Г.В.Петров |
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.3.7. Согласование документа
При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.
Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:
|
#G0СОГЛАСОВАНО Глава территориальной администрации _____________________ района Наименование района Личная подпись А.С.Сидоров Дата |
Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Сибирской академии
государственной службы
от 10.02.2000 N 305/10
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ученого совета
Сибирской академии государственной
службы
от 15.03.2000 N 12
3.3.8. Согласование проектов документов
Оформляется путем визирования должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Например:
Начальник контрольно-правового управления
Личная подпись В.А.Петров
20.01.2000
При наличии замечаний к документу визу необходимо оформить следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись А.П.Аксенов
12.02.2000
или
Замечания прилагаются
Начальник финансового управления
Личная подпись Г.В.Иванов
20.02.2000
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты постановлений, распоряжений, решений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9. Утверждение документа
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.
Грифы утверждения оформляются следующим образом:
|
#G0 |
УТВЕРЖДАЮ Глава администрации ____________ района Наименование Личная подпись И.И.Завьялов 01.12.2000 |
или
|
#G0 |
УТВЕРЖДЕНО Постановление главы администрации _________ района Наименование от 20.01.2000 N 45 |
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.
Например:
|
#G0 |
Администрация ______________ области Наименование Контрольно-правовое управление |
|
#G0 |
Министерство образования РФ Управление делами Главному специалисту Григорьеву А.В. |
Например:
|
#G0 |
Главе администрации _________________ области Наименование Иванову И.И. |
|
#G0 |
Администрациям районов, городов Новосибирской области |
|
#G0 |
Редакция газеты "Советская Сибирь" 630105, г. Новосибирск ул. Немировича-Данченко, 102 |
Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.
Слово "Копия" в адресате не указывается.
3.3.11. Резолюция
В резолюции дается указание на исполнение документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
3.3.12. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:
Приложение: на 12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого. Например:
|
#G0Приложения: |
1. Положение о комитете по начальному профессиональному образованию - на 6 л. в 1 экз. |
|
|
2. Положение об отделе воспитательной работы и социальной защиты комитета - на 4 л. в 1 экз. |
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
|
#G0 |
Приложение 2 к постановлению главы администрации от 12.02.2000 N 205 |
|
#G0Кирсанова 17 33 55 |
или |
Кирсанова Мария Владимировна 17 33 55 |
3.4. Порядок подготовки и оформления проектов документов
3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.
Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителем структурного подразделения, руководителем юридической службы, другими структурными подразделениями, организациями с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте.
Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.
Тексты постановлений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются: автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются: исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительного документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.
Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу ДОУ (документационного обеспечения управления), которая несет ответственность за правильность их оформления.
Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.2. Протокол - документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
3.4.3. Тиражирование документов
При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из необходимости своевременного доведения их до организаций и должностных лиц, которых данный документ касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.
При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.
4. Порядок прохождения документов внутри организации
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
4.1.4. Документы в организации региструются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утвержде-ния или подписания, отправляемые - в день их отправления.
Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий и др.
Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.
При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выводится на бумажную основу).
5. Контроль исполнения документов
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.
5.1. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.
Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Изменения вносятся в регистрационную карточку.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
5.2. Система учета контрольных документов
Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год; по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Справки о состоянии исполнительской дисциплины составляются не реже одного раза в месяц. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа.
Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов "Срочно", "На подпись", "На отправку" (или это ввести в программу компьютера).
6. Составление номенклатуры дел
6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя - 02.
Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа "Разные материалы", "Общая переписка" и т.д.
Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.
6.3. Формирование дел
Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
В дело должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.
Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97.
К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.
Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.
Приложение 1.3
Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии,
общего отдела, секретариата
|
#G0 ___________________________ Наименование организации |
УТВЕРЖДАЮ Руководитель _________________ В.И.Петров Подпись Дата |
руководителя канцелярии
(общего отдела, секретариата)
1. Общие положения
Назначение должности
Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.
Структура взаимодействия
Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.
Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.
Нормативные документы
В своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, законами Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Президента РФ, Федерального Собрания, Правительства РФ, законами и иными нормативными и правовыми актами области, Инструкцией по делопроизводству, Положением о канцелярии.
Назначение и освобождение
Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.
2. Обязанности
2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.
2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специалистами структурных подразделений организации.
2.5 Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.
2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.
2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.
2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.
2.9 Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации.
2.10. Организует архивную работу в организации:
- координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;
- ведет архивное дело по документам руководителя;
- координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.
2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.
2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.
3. Права
Имеет право:
3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.
3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.
3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.
3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.
3.5. Вносить предложения по вопросам:
- изменения штатного расписания канцелярии;
- поощрения сотрудников канцелярии;
- подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.
3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.
3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.
3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.
4. Ответственность
За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно с КЗоТ РФ.
5. Профессиональные качества и знания
Знания
1. Основные положения Конституции РФ.
2. Кодекс Законов о труде РФ.
3. Устав области.
4. Закон области "О государственной службе области".
5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
6. Инструкции по работе с документами в организации.
7. Положение, устав организации.
8. Правила внутреннего распорядка.
9. Правила эксплуатации оргтехники.
Умение и качества
1. Представительские качества.
2. Ответственность.
3. Настойчивость.
4. Инициативность.
5. Умение оперативно принимать решения.
6. Наличие опыта руководящей работы.
7. Организаторские способности
8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.
9. Эмоциональная устойчивость.
6. Квалификационные требования
Образование - высшее, желательно - высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности "Делопроизводство" (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности "Государственное и муниципальное управление" (500 ч).
|
#G0Зам. руководителя Дата |
Подпись |
И.И.Петров |
Примерная должностная инструкция секретаря-референта
|
#G0 |
УТВЕРЖДАЮ Руководитель _________________________ Наименование организации Подпись И.И.Петров Дата |
|
Наименование организации |
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
Дата
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применения средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета ( в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественно их выполнение.
3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
3.6. Вести прием посетителей.
3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.
3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Для служебного пользования".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
|
#G0Зам. руководителя |
Подпись |
А.П.Сидоров |
(организационно-распорядительных) документов
#G01. Основные положения по документированию управленческой деятельности *1
_____
*1 Использован ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.
Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.
Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д.
При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.
Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:
- с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;
- с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);
- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);
- с юридической службой;
- со службой документационного обеспечения;
- с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:
- с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;
- с общественными организациями - при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);
- с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.
Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.
На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:
|
#G0 |
Приложение к ___________________ (указывается документ) __________ N __________ Дата |
При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
#G02. Унификация и стандартизация управленческих документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
#G03. Виды документов и их классификация
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:
по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;
по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.
Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
#G04. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов*1
_____
*1 Использован ГОСТ Р 6.30-97.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. N 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6-30.97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", изменения к нему внесены постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 г. N 9-ст и введены в действие с 01.04.2000 г. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.
В новом государственном стандарте определено 29 реквизитов (было 31). Расположение их показано на схемах в прил. 2.1 - 2.2.
Оформление реквизитов документов
01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
05. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование высшестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.
07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000).
В письме наименование вида документа не указывают.
09. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2000 г. следует оформлять: 01.09.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 1 сентября 2000 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.09.01.
10. Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
12. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
|
#G0 |
Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление |
|
#G0 |
Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.С.Сидорову |
|
#G0 |
Президенту АОЗТ "Сиблитмаш" И.И.Иванову |
|
#G0 |
Администрации районов, городов Новосибирской области |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:
|
#G0 |
Редакция журнала "Новый мир" Малый Путинковский переулок, д. 1/2 Центр, Москва, 103006 |
|
#G0 |
Директору ЗАО "Кристалл" Г.В.Сидорову |
|
#G0 |
А.Н.Гуляеву ул. Мира, д. 11, кв. 12 г. Новосибирск, 630102 |
|
#G0 |
УТВЕРЖДАЮ Зам.главы администрации Подпись А.А.Иванова 12.02.2000 |
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (утверждено, утверждена, утверждены) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
|
#G0 |
УТВЕРЖДЕНО Протоколом общего собрания акционеров 15.03.2000 N 12 |
|
#G0 |
УТВЕРЖДЕНЫ Приказом Председателя Правления банка 30.09.2000 N 82 |
|
#G0 |
УТВЕРЖДЕН Постановлением администрации области 12.03.2000 N 375 |
16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:
|
#G0А.В.Зайцевой П.С.Никитину Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой "ХИТЭК" к 21.02.2000 Подпись 05.02.2000 |
|
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) "Об итогах работы за первое полугодие 2000 года"; протокол (чего?) "Заседания педагогического совета".
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.
18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом "Контроль" или буквой "К".
19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываю", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").
20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:
|
#G0Приложения: |
1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. |
|
#G0 |
Приложение к постановлению администрации области от 10.01.2000 N 30 |
|
#G0Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления |
Подпись |
А.А.Сергеев |
|
#G0Директор института |
Подпись |
А.А.Сергеев |
|
#G0Директор завода |
Подпись |
В.В.Волков |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
В.М.Семенова |
|
#G0Заместитель министра транспорта РФ |
Заместитель министра связи РФ |
|
Подпись А.А.Петров |
Подпись А.В.Смирнов |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
|
#G0Председатель комиссии |
Подпись |
Н.В.Куликов |
|
Члены комиссии: |
Подпись Подпись Подпись |
К.М.Артемьева С.П.Матвеев В.А.Филатов |
22. Гриф согласования. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:
|
#G0 |
СОГЛАСОВАНО Начальник Управления начального профессионального образования Министерства образования РФ _______________ Е.Я.Бутко Подпись 12.03.2000 |
|
#G0 |
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета от 10.02.2000 N 5 |
|
#G0 |
СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ от 10.02.2000 N 01-4/270 |
Примечание. В реквизитах "подпись", "гриф утверждения" и "гриф согласования" должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог "За" или косую черту перед наименованием должности.
23. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
|
#G0Начальник общего отдела |
|
|
Личная подпись 19.09.2000 |
Е.О.Матвеенко |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
|
#G0Замечания прилагаются Начальник юридического отдела |
|
|
Личная подпись 19.09.2000 |
А.И.Ващук |
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.
24. Печать. На документах, удостоверяющих права долж-ностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:
|
#G0Начальник управления |
Печать |
Подпись Г.В.Сидоров |
|
#G0Верно: |
|
|
|
Инженер отдела кадров 10.02.2000 |
Подпись |
А.С.Смирнов |
26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:
Аксенов
22-50-32
или
Аксенов Юрий Михайлович
22-50-32
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:
- краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
- слова "В дело";
- номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.
29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:
|
#G0 |
СОГЛАСОВАНО [1,5] Руководитель организации [1-2] Л.И.Петрова |
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используются восемь стандартных положений табулятора:
0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметки о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", "отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНО-ВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";
1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го или 5-го положения табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним
текст - через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое, нижнее; 10 мм - правое; 15 мм - верхнее.
Требования к бланкам
Состав реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-97.
Общий бланк в зависимости от документов организации включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания), наименование организации.
Бланк письма включает реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.
Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблему организации или товарный знак, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставление его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.
Установлено два формата бланков - А4 и А5 по ГОСТ 9327. Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 5.1 и 5.2.
На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита удалены от границ площади) или фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать 20 мм.
Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способами.
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.
Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее -
20 мм, верхнее - не менее 15 мм, правое - не менее 10 мм.
Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации,
гербов субъектов Российской Федерации
Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 "Унифированная система организационно-распорядительной документации":
"5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.
5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.
5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:
при поступлении бланков
- наименование вида гербового бланка;
- дата поступления;
- номер сопроводительного документа;
- наименование организации - поставщика гербовых бланков;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
при выдаче бланков
- наименование вида гербового бланка;
- количество экземпляров;
- серия и номера гербовых бланков;
- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;
- расписка в получении;
- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.
5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.
5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации".
#G0Приложения
Приложение 2.1
ГОСТ Р 6.30-97
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4
углового бланка по ГОСТ Р 6.30-97
Приложение 2.2
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4
продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-97.
Примечания к прилож. 5.1 и 5.2: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02*1 - герб субъекта Российской Федерации; 03*1 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - идентификатор электронной копии документа.
_____
* 1 Реквизиты 02, 03 исключены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9-ст «О принятии и введении в действие изменений ГОСТ Р 6.30-97».
Тема 3. Ведение делопроизводства в организации, учреждении
#G01. Организация документооборота (общие положения)
1. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.
3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
4. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на схеме 3.1.
Схема 3.1. Движение документов в учреждении
_________ - поступающие документы,
_ _ _ _ _ - отправляемые из организации,
. . . . . . . . - внутренние документы.
#G02. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностму лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой "лично", передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты.
Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводтва существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:
|
#G0 Наименование организации Вх. № __________________ От _____________________ |
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках (см. прил. #M12293 0 941850032 2028685173 78 77 656832639 3321101044 4168601763 120916012 3303884696прилож. 3.1-3.2#S). (Программа в компьютере предусматривает все данные, имеющиеся на карточке.)
На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом):
- входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2000 (№ 150 - порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 - дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
- от кого поступил документ (Кемеровское объединение "Оксид");
- количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
- дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000 № 259/10);
- краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: входящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - третий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - третий, неконтрольные - четвертый, отправляе-мые - пятый, внутренние - шестой цвет.
При передаче документов руководителю карточки после первого этапа регистрации помещаются временно в справочную картотеку в раздел "Документы на докладе".
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция должна быть конкретной. Например:
|
#G0Г.В.Иванову Прошу подготовить ответ _______________________ Подпись Дата |
|
Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям.
Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел "Кто направил документ. Резолюция". Например:
|
#G0И.П.Кирсанову, Г.В.Иванову Прошу подготовить ответ ____________________ Подпись руководителя Дата |
|
В соответствии с Положением Регистрационной государственной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая переносит резолюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.
От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.
При поступлении документа могут быть несколько вариантов их исполнения.
1. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области.
Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля.
2. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.
3. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.
4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.
Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:
- отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содержание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).
Например:
Отправлена справка об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области;
- указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).
Например:
Председатель комитета Я.Я.Боргено 20.01.2000;
- дату возврата, расписку принявшего документ.
Например:
20.01.2000 _____________________
Подпись
- номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении.
Например:
Д № 02-36.
Приведем пример полностью заполненной карточки регистрации поступающих документов:
|
#G0Дата регистрации и входящий номер |
От кого поступил документ |
Количество листов и экземпляров |
Дата полученного документа, исходящий номер |
|
10.01.2000 № 35 |
Министерство образования РФ |
2 л. в 1 экз. |
25.12.1999 № 2054-02/5 |
|
Краткое содержание документа: Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000 |
Оборотная сторона
|
#G0Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
|
10.01.2000 |
Кирсановой М.В. |
Подпись |
20.01.2000 Подпись |
Д № 02-36 |
|
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я.Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я.Боргено 20.01.2000 |
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.
В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.
После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.) Например:
20.01.2000 № 259-02/36
На № 2054-02/5 от 05.01.2000
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - с визами согласования остается в деле организации.
На отправляемый документ заводится регистрационная карточка, которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра; дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.
Приведем пример правильной регистрации отправляемого документа:
|
#G0Дата и порядковый регистрационный номер |
Количество листов и экземпляров |
Кому направлен документ |
Расписка в получении или номер реестра, отправлен, дата |
|
|
20.01.2000 № 259-02/36 |
2 л. в 1 экз. |
Министерство образования РФ |
Заказное № 36 от 20.01.2000 |
|
|
Краткое содержание документа: Информация об организации горячего питания учащихся профучилищ области. |
||||
|
Кем подписан документ: председатель |
Я.Я.Боргено 20.01.2000 |
|||
1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
2. После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения учреждения, а в необходимых случаях - за его пределы.
3. Протоколы, содержащие поручения должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в виде размноженных экземпляров или заверенных выписок из протокола.
4. Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
Порядок прохождения, регистрация, учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организаций (см. #M12293 0 941850007 2028685173 77 78 2471570279 1955387115 3464 1017960667 3855663234прилож. 1.2#S).
Приведем пример регистрации постановления или распоряжения главы администрации области:
Карточка регистрации постановления главы администрации области (района и т.д.)
|
#G0_________________ Дата |
№ ________ |
|
________________________________________________________________ Кто вносил проект По вопросу _______________________________________ Кем подписано ____________________________________ Ф.И.О. |
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.
При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.
#G06. Контроль за исполнением документов
1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.
2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.
Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.
3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.
4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.
5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.
6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.
Сроки исполнения документов определяются следующим образом:
1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.
2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2000, но в письме указано: представить информацию 15.03.2000, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.
3. В резолюции указан срок исполнения. Например:
Г.В.Иванову
Дать информацию в течение трех дней.
Подпись руководителя
Дата
На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп "Контроль" или на левом поле - знак контроля "К".
Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруют по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.
Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце; в 33-й
ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.
Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке "Документы, не исполненные в срок".
Соответствуюшие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.
В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке "Документы, не исполненные в срок", периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу.
В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе "Примечание".
Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:
|
#G0Справка о работе с документами _____________________________________________________ Наименование организации по состоянию на _________________ 2000 г. |
|||||||
|
Всего передано документов |
Всего поставлено на контроль |
Из них |
Находятся на исполнении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
||
|
Исполнено с начала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нарушением срока |
На дополни- тельном контроле |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
#G0 |
|
|
|
|
Всего передано документов |
Всего поставлено на контроль |
Из них |
Находятся на исполнении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
||
|
Исполнено с начала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нарушением срока |
На дополни- тельном контроле |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел профессио- нальной подготовки |
|
|
|
|
|
|
|
|
100 |
50 |
10 |
5 |
40 |
10 |
5 |
25 |
|
Отдел воспита- тельной работы |
|
|
|
|
|
|
|
|
200 |
100 |
50 |
1 |
50 |
- |
10 |
150 |
|
Отдел развития |
|
|
|
|
|
|
|
|
150 |
100 |
50 |
10 |
50 |
5 |
10 |
100 |
Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
#G0
Приложения
Приложение 2.1
Регистрационная карточка поступающей корренспонденции
|
#G0Дата регистрации и входящий номер |
От кого поступил документ |
Количество листов и экземпляров |
Дата и исходящий номер полученного документа |
______________________________________________________________
Кто направил документ. Резолюция ________________________________
______________________________________________________________
Оборотная сторона
|
#G0Дата передачи на исполнение |
Кому направлен документ |
Расписка в получении |
Дата возврата, расписка принявшего документ |
Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении |
_____________________________________________________________
Когда и кем документ снят с контроля _____________________________
_____________________________________________________________
Приложение 2.2
Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции
|
#G0Дата и порядковый регистрационный номер |
Количество листов и экземпляров |
Кому направлен документ |
Расписка в получении или номер реестра, дата |
___________________________________________________________
Кем подписан документ_______________________________________
___________________________________________________________
Оборотная сторона
|
#G0Входящий номер исполненного документа |
Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов |
Отметка о полученном ответе, дата |
Приложение 2.3
|
#G0 Справка о работе с документами в _______________________________________________ Наименование организации по состоянию на____________ 2000 г. |
||||||||
|
Всего передано документов |
Всего поставлено на контроль |
Из них |
Находятся на исполнении |
В том числе |
Всего отправлено документов |
|||
|
Исполнено с начала года |
В т.ч. с нарушением срока |
С нарушением срока |
На дополни- тельном контроле |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
#G0#M12291 981800016#S#M12293 0 941850034 1029494998 3464 3890530079 3195298443 1320151495 2428756088 3232494294 3932322719Тема 4. Делопроизводство по личному составу
#G0Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов.
Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 г. N 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.1992 г. N 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 г. N 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".
Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Кодекс законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников (см. прилож. 4.1-4.3).
К документам по личному составу относятся:
- заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые контракты;
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);
- трудовые книжки;
- личные дела;
- личные карточки формы Т-2;
- лицевые счета по заработной плате.
Заявление. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "заранее признателен", "прошу не отказать" и т.п.).
Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Заявление может выглядеть следующим образом:
|
#G0ОАО "Стайлинг" |
|
Директору И.И.Петрову |
|
|
ЗАЯВЛЕНИЕ 18.06.2000 |
|
|
|
|
Прошу принять на работу старшим инженером. |
|||
|
|
Личная подпись |
Г.В.Свиридов |
|
Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:
|
#G0 Наименование структурного подразделения ЗАЯВЛЕНИЕ 01.02.2000 |
Адресат Резолюция |
|
|
Прошу перевести меня на должность ______________________________ _______________________________________________________________ Наименование должности _______________________________________________________________ Наименование структурного подразделения в связи с __________________________________________________ Причина перевода |
||
|
____________________ Подпись работника |
________________________ Расшифровка подписи |
|
В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом (см. прилож. 4.4), а в небольших организациях составляется, например, следующим образом:
|
#G0 |
|
Директору предприятия "Адрон" Н.И.Крылову |
|
|
ЗАЯВЛЕНИЕ 10.05.2000 |
|
|
|
|
Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000. |
|||
|
Начальник цеха |
Подпись
|
П.С.Филимонов |
|
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: "О приеме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п.
Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приведем пример оформления приказа:
|
#G0ЗАО "Рябина" ПРИКАЗ 12.04.2000 N 36-к г. Новосибирск О приеме на работу Григорьевой В.И. |
|
|
||
|
ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: контракт. |
||||
|
Директор |
Подпись
|
Н.И.Петров |
||
|
Визы для должностных лиц Виза ознакомления поступающего на работу |
||||
Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 39 КЗоТ РФ). Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.
При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема его на работу. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя и отчество работника полностью, без сокращения.
Дата рождения в трудовой книжке должна содержать число, месяц и год.
Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов, справок (если образование незаконченное высшее).
Оформление титульного листа выглядит следующим образом:
|
#G0ТРУДОВАЯ КНИЖКА № |
|||
|
Фамилия |
|
Иванова |
|
|
Имя |
|
Светлана |
|
|
Отчество |
|
Семеновна |
|
|
Дата рождения |
|
12 мая 1971 г. |
|
|
Образование |
|
Высшее |
|
|
Профессия, специальность |
|
Менеджер |
|
|
Дата заполнения |
|
7 октября 1998 г. |
|
|
Подпись владельца книжки |
|
Иванова |
|
|
М.П. |
Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек |
Петрова (разборчиво) |
|
Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с постановки штампа предприятия или написания от руки наименования предприятия. Например: ОАО "Орбита". Если предприятие изменило свое название, то делается запись отдельной строкой. Например: АО "ГЕЗ" с 01.01.1999 переименовано в ЗАО "ГЕЗ и Со". В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема (09.10.1994), в графе 3 - указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела), в графе 4 - основание (приказ от 07.10.1999 N 12-к).
Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.
Пример заполнения трудовой книжки:
|
#G0СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ |
|||||||
|
N записи |
Дата |
Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) |
На основании чего внесена запись (документ, его дата и номер) |
||||
|
|
число |
месяц |
год |
||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
||||
|
ОАО "Орбита" |
|||||||
|
1 |
09 |
10 |
1994 |
Принята на должность менеджера в отдел маркетинга |
Приказ от 07.10.94 N 12-к |
||
|
2 |
03 |
03 |
1995 |
Переведена на должность начальника отдела маркетинга |
Приказ от 01.03.95 N 8-к |
||
|
3 |
07 |
09 |
1999 |
Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ |
Приказ от 05.09.99 N 8-к |
||
|
Инспектор по персоналу |
Подпись Печать |
И.И.Петрова |
|||||
С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе "Сведения о работе", заводится вкладыш к ней.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 39 КЗоТ РФ).
С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 524 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Личные карточки. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу (см. прилож. 4.5).
Все записи в карточках делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 "Общие сведения" указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес.
Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела II "Сведения о воинском учете" данные берутся из военного билета работника.
В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе).
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
На оборотной стороне карточки содержатся разделы III "Назначения и перемещения", IV - "Отпуска", V - "Дополнительные сведения" и IV - "Дата и причина увольнения". В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.п.
Наиболее важными являются разделы "Назначения и перемещения" и "Дата и причина увольнения". Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В разделе "Назначения и перемещения" в конце каждой записи должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.
При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту.
На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью компьютера.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
- анкета;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении в должности;
- характеристика или рекомендательное письмо;
- трудовой контракт (договор) или заявление;
- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
- дополнение к анкете;
- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
- документы об имеющихся изобретениях.
В графе "Образование" личного листка применяют формулировки: "начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
Графа "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" заполняется на основании трудовой книжки.
В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.
В графе "Семейное положение" используются следующие формулировки: "женат" ("замужем"), "разведен(а)" "вдовец" ("вдова"), "холост", ("не замужем"), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). При этом указываются фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.
Ниже приведен образец внутренней описи документов, имеющихся в личном деле:
|
#G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 00.00.00 документов дела № |
|||||||
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
N листов дела |
Примечание |
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
Итого ____________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ____________________________ (цифрами и прописью) |
|||||||
|
Должность |
Подпись |
И. О. Фамилия |
|||||
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.
В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако, если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.
Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).
Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Текст характеристики излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.
Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.
Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.
Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт - явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.
По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую работу - никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.
Контрактная форма оплаты труда - это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока (см.
прилож. 3.6).
Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 "Перечня документов с указанием сроков хранения".
#G0Приложения
Приложение 4.1
Схема составления документов о приеме на работу
Приложение 4.2
Схема составления документов о переводе на другую работу внутри организации
Приложение 4.3
Схема составления документов об увольнении работника
Приложение 4.4
Унифицированная форма заявления о предоставлении отпуска
|
#G0Наименование структурного подразделения ЗАЯВЛЕНИЕ _____ от _____ _____________ Место издания |
Разрешаю отпуск __________________________ (рабочих дней календарных) _________________________________________________________________ Руководитель учреждения _________________________________________________________ Дата Подпись |
|||||
|
010 |
Учетный номер ___________________________ |
010 |
||||
|
020 |
Табельный номер _________________________ |
020 |
||||
|
О предоставлении отпуска |
|
|
||||
|
030 |
Фамилия _______________________________________________________ |
030 |
||||
|
040 |
Имя ___________________________________________________________ |
040 |
||||
|
050 |
Отчество _______________________________________________________ |
050 |
||||
|
060 |
Должность _____________________________________________________ |
060 |
||||
|
070 |
Структурное подразделение ______________________________________ |
070 |
||||
|
080 |
Вид отпуска ____________________________________________________ |
080 |
||||
|
090 |
Дата ухода в отпуск ______________________________________________ |
090 |
||||
|
100 |
Количество дополнительных дней __________________________________ |
100 |
||||
|
110 |
Мотив дополнительного отпуска ___________________________________ |
110 |
||||
|
120 |
Основание _____________________________________________________ |
120 |
||||
|
Подпись ________________________________________________ Расшифровка подписи Согласен предоставить отпуск с _______________________________ Дата Виза руководителя структурного подразделения Очередной отпуск был использован по ________________________________________________ Дата Очередной отпуск может быть предоставлен на _________ рабочих дней с ________ по ________ Работает с _______________________________________________________________________ Начальник отдела кадров ________________________ Дата ______________________________ Подпись Информация перенесена на машинный носитель _______________________________________ Подпись, дата |
||||||
Приложение 4.5
Образец оформления личной карточки формы Т-2
#G1
Типовая межотраслевая форма N Т-2
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Госкомстата России
от 30.10.97 N 71а
|
#G0 |
Коды |
||
|
Форма по ОКУД |
0301002 |
||
|
Организация ________________________________________________________ |
по ОКПО |
#G1 |
|
|
#G0 Место для фотокарточки |
Номер документа |
Дата состав- ления |
Табель- ный номер |
Алфа- вит |
Характер работы (постоянная, на опре- деленный срок, вре- менная, сезонная) |
Вид работы (основная, по совместительству) |
Пол (мужской, женский) |
|
#G1 |
I. Общие сведения
#G1
|
#G0 |
Код |
|||||||||||||
|
1. Фамилия ______________ имя ____________ отчество _____________________________ |
||||||||||||||
|
2. Дата рождения ______________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
число, месяц, год |
|
||||||||||||
|
3. Место рождения _____________________________________________________________ |
||||||||||||||
|
4. Гражданство ________________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
5. Знание языка: родной_________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование |
|
||||||||||||
|
другой, в том числе: |
владею свободно, читаю и перевожу со словарем |
|
||||||||||||
|
|
_______________ |
__________________________________________ |
||||||||||||
|
|
наименование |
ненужное зачеркнуть |
||||||||||||
|
|
владею свободно, читаю и перевожу со словарем |
|
||||||||||||
|
иностранный:_____________________ _________________________________________ |
||||||||||||||
|
|
наименование |
ненужное зачеркнуть |
|
|||||||||||
|
|
владею свободно, читаю и перевожу со словарем |
|
||||||||||||
|
|
________________________________________________________________ |
|
||||||||||||
|
|
наименование |
ненужное зачеркнуть |
|
|||||||||||
|
6. Образование: |
|
|||||||||||||
|
6.1. Не имеет начального общего. Начальное общее, основное общее, среднее (полное) общее (ненужное зачеркнуть) |
|
|||||||||||||
|
___________________________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
|||||||||||||
|
6.2. Начальное профессиональное ________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
||||||||||||
|
|
очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат |
|||||||||||||
|
форма обучения: ____________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
ненужное зачеркнуть |
|
||||||||||||
|
6.3. Среднее профессиональное |
|
|||||||||||||
|
а) _________________________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|||||||||||||
|
|
очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат |
|
||||||||||||
|
форма обучения: ____________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
ненужное зачеркнуть |
|||||||||||||
|
б) _________________________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
||||||||||||
|
|
очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат |
|
||||||||||||
|
форма обучения: ____________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
ненужное зачеркнуть |
|
||||||||||||
|
6.4. Высшее профессиональное |
|
|||||||||||||
|
а)__________________________________________ факультет______________________ |
|
|||||||||||||
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
|||||||||||||
|
|
очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат |
|
||||||||||||
|
форма обучения: ____________________________________________________________ |
||||||||||||||
|
|
ненужное зачеркнуть |
|
||||||||||||
|
б)__________________________________________ факультет______________________ |
|
|||||||||||||
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
|||||||||||||
|
|
очная, очно-заочная (вечерняя), заочная, экстернат |
|
||||||||||||
|
форма обучения: ____________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
ненужное зачеркнуть |
|
||||||||||||
|
6.5. Послевузовское профессиональное ___________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
ученая степень, |
|
|||||||||||||
|
___________________________________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
||||||||||||
|
6.6. Дополнительное образование до приема на работу |
|
|||||||||||||
|
а) повышение квалификации ___________________________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование образовательного учреждения, дата его окончания |
|
||||||||||||
|
б) освоение других профессий (специальностей) ___________________________________ |
|
|||||||||||||
|
|
наименование |
|
||||||||||||
|
___________________________________________________________________________ образовательного учреждения, дата его окончания |
|
|||||||||||||
#G1
|
#G07. Профессия: основная ________________________________________________________ |
|
|||
|
|
Код профессии по ОКПДТР |
|
||
|
|
вторая _________________________________________________________ |
|
||
|
|
Код профессии по ОКПДТР |
|
||
|
8. Специальность по диплому (свидетельству) ______________________________________ |
|
|||
|
|
для окончивших образовательное |
|
||
|
____________________________________________________________________________ учреждение высшего или среднего профессионального образования |
|
|||
|
|
Код специальности по ОКСО |
|
||
|
9. Квалификация по диплому (свидетельству) _______________________________________ |
|
|||
|
Диплом |
|
|||
|
______________ N ____________________ от "____" ______________ 19__ г. |
|
|||
|
Свидетельство |
|
|||
|
10. Научные труды имею, не имею (ненужное зачеркнуть) |
|
|||
|
11. Изобретения имею, не имею (ненужное зачеркнуть) |
|
|||
#G012. Трудовая деятельность (включая все виды учебы, военную службу)
|
#G0 Дата |
#G1 |
#G0Наименование организации, образовательного учреждения, место его нахождения |
Профессия, должность |
|
поступления |
ухода |
#G1 |
#G0 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
#G1 |
|||
|
#G0 |
|
|
|
|
#G1 |
|||
|
#G013. Стаж работы: |
Код |
|||||
|
а) по последней профессии, должности _________________ дней ___ месяцев ___ лет |
#G1 |
|||||
|
#G0б) непрерывный ____________________________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G0в) общий __________________________________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G0г) по специальности _________________________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G014. Семейное положение ___________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G015. Состав семьи _____________________________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G0 |
указать имя (имя, отчество, фамилию) и год рождения |
#G1 |
||||
|
#G0____________________________________________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G0 |
каждого члена семьи и иждивенцев |
#G1 |
||||
|
#G0___________________________________________________________________________ |
||||||
|
___________________________________________________________________________ |
||||||
|
16. Паспорт: серия ____________ N _________ Кем выдан __________________________ |
||||||
|
Дата выдачи ________________ |
#G1 |
|||||
|
#G017. Домашний адрес: |
|
|||||
|
а) по паспорту ______________________________________________________________ |
#G1 |
|||||
|
#G0 |
место жительства с указанием почтового индекса |
|
||||
|
б) фактический _____________________________________________________________ |
|
|||||
|
место жительства с указанием почтового индекса |
|
|||||
|
Номер телефона ________________ |
||||||
|
Дата заполнения "___" ________________ 19__ г. |
Личная подпись __________________ |
|||||
|
Подпись начальника отдела кадров ________________ __________________________ |
||||||
|
подпись |
расшифровка подписи |
|||||
|
#G0II. Сведения о воинском учете |
Код |
|
1. Воинское звание ___________________________________________________________ |
|
|
#G1 #G02. Военно-учетная специальность N _____________________________________________ |
#G1 |
|
#G03. Годность к военной службе __________________________________________________ |
#G1 |
|
#G0 4. Наименование военкомата по месту жительства_________________________________ |
|
|
5. Состоит на специальном учете N _____________________________________________ |
#G1 #G0 |
#G0III#S. Прием на работу, назначения, перемещения
|
#G0Дата |
Основание (заявление, докладная и т.д.) |
Приказ (распоря- жение) |
Структур- ное подраз- деление |
Категория персонала |
Профессия, должность |
Размер тарифной ставки, оклада, |
Условия труда (нор- мальные, тяжелые, вредные и т.д.) |
Соответст. квалифика- кации по диплому занимаем. должности, профессии (да, нет) |
Подпись владельца трудовой книжки |
|
|
дата |
номер |
руб. коп. |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
#G1 |
#G0IV. Повышение квалификации
|
#G0Дата#G1 |
#G0Вид повышения квалификации #G1 |
Наименование образовательного учреждения, место его нахождения |
Документ, номер, дата #G0 |
|
|
начала |
окончания |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
#G1 |
||||
|
#G0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
#G1 |
||||
|
#G0 |
|
|
|
|
#G0V. Профессиональная переподготовка VI. Аттестация
#G1
|
#G0Дата |
Специальность (профессия)#G1 |
Диплом (свидетельство)#G0 |
#G1 |
#G0Решение комиссии |
||||
|
#G1 |
#G0результат |
документ |
||||||
|
начала |
окончания |
номер |
дата |
#G1 |
#G0 |
номер |
дата |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
2 |
3 |
|
|
#G1 |
||||||||
|
#G0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
#G1 |
|
#G1 |
#G0Код |
|
VII. Поощрения, награды________________________________________________________ |
|
|
____________________________________________________________________________ |
|
|
VIII. Навыки работы (вне специальности, да, нет): |
#G1 |
|
#G0на пишущей машинке _______________________________________________________ |
#G1 |
|
#G0 на компьютере_____________________________________________________________ |
#G1 |
|
#G0 стенографии _______________________________________________________________ |
#G1 |
|
#G0 имеет водительские права ___________________________________________________ |
#G1 |
|
#G0IX. Дополнительные сведени#Sя ___________________________________________________ |
#G1 |
|
#G0____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ |
#G1 #G0 |
#G1
#G0X. Отпуска
#G1
|
#G0Период работы |
Основание #G1 |
#G0Вид отпуска |
Кол-во рабочих #G0дней #G0основного отпуска |
Дополнительный отпуск |
Итого дней отпуска |
Дата |
||||||
|
с |
по |
#G1 |
количество дней |
начала |
окончания |
|||||||
|
#G1 |
#G1 |
#G0всего #G1 |
#G0основного и дополни- тельного отпуска |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
|
|
#G1 |
||||||||||||
|
#G0 |
||||||||||||
|
#G1 |
||||||||||||
|
#G0 |
||||||||||||
|
#G1 |
||||||||||||
#G0 Приложение 4.6
|
#G0 |
Трудовой контракт |
|
||||
|
00.00.00 |
Новосибирск |
N |
||||
|
Открытое акционерное общество (организация) _____________________________________ Наименование в лице _________________________________________________________________________ Должность, Ф.И.О. именуемое в дальнейшем ОАО, и ___________________________________________________, Ф.И.О. именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий контракт о нижеследующем: 1. Работник ___________________________________________________________________ Ф.И.О. принимается на работу ____________________________________________________________ Наименование структурного подразделения по профессии, должности __________________________________________________________ Полное наименование профессии, должности квалификации ___________________________________________________________________ Разряд, квалификационная категория 2. Контракт является: договором по основной работе договором по совместительству 3. Вид контракта: - на неопределенный срок (бессрочный) - на определенный срок _________________________________________________________ Указать причину заключения срочного контракта - на время выполнения определенной работы _______________________________________ Указать какой 4. Срок действия контракта: начало работы _________________________________________ окончание работы ______________________________________ 5. Срок испытания: а) без испытания б) ___________________________________________________________ Продолжительность испытательного срока 6. Работник должен выполнять следующие обязанности: |
||||||
|
_________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ _________________ |
Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы. |
|||||
|
7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату. |
||||||
|
_________________ _________________ _________________ |
Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда. |
|||||
|
8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда ___________________ _______________________________________________________________________________ 9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04.93 N 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации" ___________ 10. Особенности режима рабочего времени: - неполный рабочий день ________________________________ - неполная рабочая неделя _______________________________ - почасовая работа ______________________________________ 11. Работнику устанавливается: - должностной оклад (тарифная ставка) ______________ руб. в месяц или _____________ руб. за 1 час работы; - надбавка (доплата и другие выплаты) _____________________________________________ Указать вид доплат, надбавок ____________________________ руб. (в % к ставке, окладу). 12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью: - основной ________________ рабочих дней - дополнительный __________ рабочих дней 13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ 14. Юридические адреса и подписи сторон |
||||||
|
ОАО ____________________________________ ____________________________________ |
Работник Адрес ___________________________________ ________________________________________ Паспортные данные Телефон ________________________________ |
|||||
|
Должность Подпись Инициалы, фамилия М.П. |
Подпись Инициалы, фамилия |
|||||
Приложение 4.7
#G1
#G0Образцы оформления приказов и соответствующих записей
в графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовых книжек работников
1. Прием на работу
1.1. Прием на работу на неопределенный срок в порядке перевода из другой организации по согласованию с руководителями обеих организаций
"Принять Иванова Илью Петровича начальником экономического отдела с 05.05.2000 в порядке перевода из ЗАО "Кристалл" по согласованию между руководителями с окладом согласно штатному расписанию и надбавкой за особые условия труда в размере 30%.
Основание: заявление Иванова И.П.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принят начальником экономического отдела в порядке перевода из ЗАО "Кристалл" г. Новосибирска по согласованию между руководителями".
1.2. Прием на работу на неопределенный срок с установлением неполного рабочего дня или неполной рабочей недели
"Принять Аксенову Светлану Юрьевну бухгалтером с неполным рабочим днем (5 часов с 9.00) с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада согласно штатному расписанию и надбавкой за особые условия труда в размере 20% с 21.02.2000.
Основание: заявление Аксеновой С.Ю.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принята бухгалтером".
1.3. Прием на работу по совместительству
"Принять Овчинникову Олесю Алексеевну по совместительству экономистом с 10.03.2000 с оплатой в размере 0,5 ставки.
Основание: заявление Овчинниковой О.А., справка с основного места работы".
В трудовой книжке делается запись:
"Принята по совместительству экономистом".
1.4. Прием на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени без установления и с установлением испытуемого срока
1. "Принять Ващука Александра Ивановича главным специалистом с окладом согласно штатному расписанию, надбавкой за особые условия труда в размере 30% с 05.02.2000.
Основание: заявление Ващука А.И.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принят на должность главного специалиста".
2. " Принять Семенову Ирину Юрьевну ведущим специалистом отдела кадров с двухмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию с 15.02.2000.
Основание: заявление Семеновой И.Ю.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принята ведущим специалистом отдела кадров".
1.5. Прием на работу лиц, выдержавших конкурс на замещение вакантной должности
"Принять Григорьева Андрея Васильевича на должность главного экономиста на конкурсной основе с 15.02.2000 с окладом согласно штатному расписанию, надбавкой за особые условия труда в размере 30%.
Основание: заявление Григорьева А.В., решение конкурсной комиссии".
В трудовой книжке делается запись:
"Принят на должность главного экономиста на конкурсной основе".
1.6. Прием на работу временно
"Принять Овсиенко Наталью Владимировну временно с 01.01.99 по 20.05.2000 машинисткой с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Овсиенко Н.В.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принята машинисткой временно".
1.7. Прием на работу на определенный срок для замещения временно отсутствующего работника
"Принять Остапенко Татьяну Ивановну с 1 февраля 2000 г. секретарем-референтом на период нахождения в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет Газмановой Анны Петровны, с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Остапенко Т.И.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принята секретарем-референтом".
1.8. Прием на работу для выполнения определенной работы
"Принять Водопьянова Олега Игоревича временно с 10.02.2000 по 20.03.2000 художником для оформления кабинета эстетического воспитания с оплатой по трудовому соглашению.
Основание: заявление Водопьянова О.И.".
В трудовой книжке делается запись:
"Принят художником по трудовому соглашению".
2. Перевод на другую работу. Увольнение
2.1. Перевод на другую постоянную работу
"Уволить переводом Петрову Анну Ивановну, главного экономиста, с 10.03.2000 в ОАО "Кристалл".
Основание: заявление Петровой А.И., письмо ОАО "Кристалл".
В трудовой книжке делается запись:
"Уволена переводом в ОАО "Кристалл".
2.2. Увольнение в связи с систематическим неисполнением работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего распорядка (если ранее принимались меры дисциплинарного воздействия)
"Уволить Грачеву Елену Ивановну, машинистку, с 10.02.2000 с согласия профкома (протокол от ________ N ________) за систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин (п. 3 ст. 33 КЗоТ РФ)".
В трудовой книжке делается запись:
"Уволена за систематическое невыполнение обязанностей без уважительных причин (п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ)".
2.3. Увольнение в связи с уходом на пенсию по возрасту
"Уволить Орлова Петра Лукича, начальника правового отдела, 15.05.2000 по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту (ст. 31 КЗоТ РФ).
Основание: заявление Орлова П.Л.".
В трудовой книжке делается запись:
"Уволен по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту (ст. 31 КЗоТ РФ)".
2.4. Увольнение по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет
"Уволить Баеву Елену Ивановну, экономиста, 20.10.2000 по собственному желанию по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет (ст. 31 КЗоТ РФ)".
Основание: заявление Баевой Е.И.".
В трудовой книжке делается запись:
" Уволена по собственному желанию по уходу за ребенком в возрасте до 14 лет (ст. КЗоТ РФ)".
2.5. Увольнение в связи с поступлением на учебу на дневное отделение в высшее или среднее специальное учебное заведение, аспирантуру
"Уволить Панкову Аллу Сергеевну, главного специалиста, 20.05.2000 по собственному желанию в связи с зачислением на учебу в высшее учебное заведение (ст. 31 КЗоТ РФ).
Основание: заявление Панковой А.С., копия документа о зачислении в вуз".
В трудовой книжке делается запись:
"Уволена по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение (ст. 31 КЗоТ РФ)".
2.6. Увольнение в связи с ликвидацией предприятия
"Уволить Антонова Илью Андреевича, начальника отдела эксперти-зы труда, 26.03.2000 в связи с ликвидацией предприятия (п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ)".
В трудовой книжке делается запись:
"Уволен в связи с ликвидацией предприятия (п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ)".
2.7. Увольнение в связи с восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу
"Уволить Яковлеву Тамару Петровну, специалиста, 12.09.2000 с согласия профкома (протокол N ________ от __________) в связи с восстановлением на работе Ивановой Татьяны Сергеевны, ранее занимавшей эту должность, с выплатой двухнедельного среднего заработка (п. 6 ст. 33 КЗоТ РФ).
Основание: решение суда Центрального района г. Новосибирска от 01.09.2000".
В трудовой книжке делается запись:
"Уволена в связи с восстановлением на работе работника, ранее занимавшего эту должность (п. 6 ст. 33 КЗоТ РФ)".
2.8. Увольнение за появление на работе в нетрезвом состоянии, состоянии наркотического или токсического опьянения
"Уволить Петрова Ивана Ивановича, специалиста, 15.02.2000 с согласия профкома (протокол N _________ от __________) за появление на работе в нетрезвом состоянии (п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ).
Основание: заключение медпункта, докладная начальника отдела".
В трудовой книжке делается запись:
" Уволен за появление на работе в нетрезвом состоянии (п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ)".
Приложение 4.8
Образцы формулировок записей в трудовой книжке при расторжении контракта
1. Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ.
2. Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, ст. 31 КЗоТ РФ.
3. Уволен по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по старости, ст. 31 КЗоТ РФ.
4. Уволена по собственному желанию в связи с рождением ребенка, ст. 31 КЗоТ РФ.
5. Уволен в связи с ликвидацией предприятия, п. 1 ст. 33 КЗоТ РФ.
6. Уволен в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ.
7. Уволен в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие состояния здоровья, п. 2 ст. 33 КЗоТ РФ.
8. Уволен за систематическое неисполнение обязанностей без уважительных причин, ст. 3 ст. 33 КЗоТ РФ.
9. Уволен за прогул без уважительных причин, п. 4 ст. 33 КЗоТ РФ.
10. Уволен за появление на работе в нетрезвом состоянии, п. 7 ст. 33 КЗоТ РФ.
11. Уволен за неоднократные грубые нарушения трудовых обязанностей, п. 1 ст. 254 КЗоТ РФ.
12. Уволен в связи с утратой доверия, п. 2 ст. 254 КЗоТ РФ.
13. Уволен в связи с совершением аморального поступка, несовместимого с продолжением работы, п. 3 ст. 254 КЗоТ РФ.
14. Уволен как не выдержавший испытания, ст. 23 КЗоТ РФ.
15. Уволен в связи с призывом на военную службу, п. 3 ст. 29 КЗоТ РФ.
16. Уволен в связи с вступлением в законную силу приговора суда, которым осужден к лишению свободы, п. 7 ст. 29 КЗоТ РФ.
17. Уволен в связи с истечением срока трудового договора, п. 2 ст. 29 КЗоТ РФ.
#G1
#G0Приложение 4.9
Образцы заявлений
|
#G0Цех 23 ЗАЯВЛЕНИЕ 02.08.2000 г. Новомосковск |
Тарифно-квалификационная комиссия объединения |
|
|
|
О повышении тарифного разряда т. Гудкову А.А. Прошу аттестовать меня на повышение тарифного разряда слесаря по ремонту и обслуживанию котлов ДКВП 2,5 х 13 с 4-го на 5-й разряд. |
|||
|
Слесарь |
Подпись |
А.А.Гудков |
|
|
В повышении разряда нет необходимости, так как все работы по обслуживанию котла ДКВП 2,5 х 13 тарифицируются не выше 3-го разряда. |
|||
|
Начальник цеха |
Подпись |
А.П.Иванов |
|
|
#G0ЗАЯВЛЕНИЕ 20.09.2000 |
Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления профессору Шеметову П.В. |
|
Прошу освободить меня от должности старшего инженера в связи с уходом на пенсию. |
|
|
|
Подпись И.Н.Петров |
|
В дело 502-1. Издан приказ N 304 от 21.09.2000 К.П.Семенов |
|
#G0Наименование структурного подразделения ЗАЯВЛЕНИЕ 00.00.2000 |
Адресат Резолюция |
|
Прошу перевести меня на должность __________________________ Наименование должности ___________________________________________________________ Наименование структурного подразделения в связи с ___________________________________________________ Причина перевода __________________________________________________________ Подпись работника Расшифровка подписи |
#G0
Приложение 4.10
Образцы приказов по личному составу
|
#G0ЗАО "Азот" ПРИКАЗ 17.08.2000 N 121-к г. Новосибирск О временном замещении руководителя объединения |
|
|
|
ПРИКАЗЫВАЮ: На период моей служебной командировки временное исполнение обязанностей генерального директора объединения с 20.08.2000 по 07.09.2000 возложить на главного инженера предприятия Воробьева В.С. |
||
|
Генеральный директор |
Подпись |
А.А.Зуев |
|
#G0Завод нестандартного оборудования ПРИКАЗ 17.09.2000 N 106-к г. Новосибирск По личному составу |
|
|
|
НАЗНАЧИТЬ: 1. Иванову Нину Петровну на должность кассира главной бухгалтерии с 15 ноября с.г. с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Ивановой Н.П. с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера. 2. Краснова Игоря Николаевича на временную работу на должность сторожа в административно-хозяйственный отдел с 15 ноября с.г. сроком на два месяца, с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление Краснова И.Н. с визами начальника отдела кадров и административно-хозяйственного отдела. ПЕРЕВЕСТИ: 3. Адуева Сергея Ивановича, мастера цеха N 3, на постоянную работу на должность старшего мастера того же цеха с 18 ноября с.г. Основание: докладная записка начальника цеха N 3. ПРЕДОСТАВИТЬ: 4. Петрову Виктору Владимировичу, старшему экономисту отдела труда и зарплаты, очередной отпуск с 16 августа 2000 г. по 11 сентября 2000 г. на 24 дня, за период работы с 10 июня 1999 г. по 2000 г. ОСВОБОДИТЬ: 5. Герасимова Ивана Андреевича, инженера цеха N 1 от занимаемой должности с 15 ноября 2000 г. в связи с уходом на пенсию. Основание: заявление Герасимова И.А. Директор Подпись С.И.Кольцов |
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.
Существует три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.
Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предполагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприя-тий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.
Такой закон, принятый в Новосибирской области, приведен в #M12293 0 941850022 2028685173 83 24255 1430634421 3137 1009430304 1230395605 125089449прилож. 7.11#S.
Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса.
Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.
Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения - безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.
Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.
Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прилож. 5.2-5.4). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например: К-187 от 12.06.97.
Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы.
В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка "Повторно". Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например: К-187/1, К-187/2.
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.
Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака "К". Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.
Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел.
Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.
Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прилож. 5.5-5.9) и представляют их своим руководителям.
Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машино-ориентированном варианте.
#G0Приложения
Приложение 5.1
Новосибирская область
Закон
Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов,
органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций
в Новосибирской области
Принят областным Советом депутатов 31 мая 1995 года
Настоящий Закон регулирует правоотношения, возникающие в связи с обращением граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы.
I. Общие положения
Статья 1. Законодательство Новосибирской области об обращениях граждан
Законодательство Новосибирской области об обращениях граждан основано на Конституции Российской Федерации и состоит из законодательных актов РФ, Новосибирской области и настоящего Закона.
Статья 2. Основные принципы в работе по рассмотрению обращений граждан
Основными принципами в работе с обращениями граждан являются демократичность, доступность, гласность, законность, широкий круг рассматриваемых вопросов, контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан.
Статья 3. Нормативные акты органов государственной власти, местного самоуправления,
предприятий и организаций об обращениях граждан
Должностные лица и руководители государственных органов, органов местного самоуправления, руководители предприятий и организаций (далее должностные лица и руководители) в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с требованиями федерального законодательства и настоящего Закона вводят в действие собственные Положения об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан, несут персональную ответственность за их исполнение в подчиненных им органах, организациях, предприятиях и подразделениях.
Статья 4. Основные термины, применяемые в настоящем Законе
Обращения граждан - устные (изложенные на личном приеме) и письменные жалобы, заявления, предложения граждан, направленные депутатам, должностным лицам и руководителям.
Должностное лицо - служащий, обладающий государственно-властными полномочиями по руководству хозяйственной, социально-культурной, административной и политической деятельностью.
II. Право граждан на обращение и обязанность депутатов,
должностных лиц и руководителей рассматривать их
Статья 5. Право граждан на обращение с письмом или личный прием
Любой гражданин вправе обратиться к депутатам, должностным лицам и руководителям с индивидуальным, коллективным письмом, жалобой, заявлением, предложением, прийти на личный прием к депутату, должностному лицу или руководителю непосредственно или к вышестоящему в порядке подчиненности руководителю.
Анонимные письма не рассматриваются. Сообщения о совершенном или готовящемся преступлении направляются для проверки в правоохранительные органы.
Статья 6. Обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать обращения граждан
Должностные лица и руководители в Новосибирской области обязаны вести личный прием в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы, в удобное для них время, а в необходимых случаях и по месту жительства, принимать к рассмотрению устные и письменные обращения граждан, давать на них исчерпывающие ответы.
Должностное лицо не может перепоручить подчиненному вести прием граждан вместо себя.
Депутаты представительных органов государственной власти и местного самоуправления ведут прием избирателей в соответствии с настоящим Законом и установленным ими графиком.
Статья 7. Отчеты депутатов, должностных лиц органов государственной власти
и местного самоуправления перед населением
Должностные лица органов государственной власти, местного самоуправления и депутаты всех уровней не реже одного раза в полгода проводят отчеты перед населением соответствующих территорий и избирательных округов о своей деятельности по разрешению вопросов социального обеспечения граждан, экономического развития территории, рассмотрению писем и обращений граждан.
Электронные и печатные средства массовой информации, учрежденные органами государственной власти и местного самоуправления, обязаны беспрепятственно обеспечить публикацию таких материалов.
III. Основные требования к организации рассмотрения обращений граждан
Статья 8. Подведомственность рассмотрения обращений граждан
Должностные лица и руководители рассматривают любые обращения граждан и принимают решения в пределах своей компетенции либо в пятидневной срок направляют обращения другим должностным лицам и руководителям, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.
О направлении обращения на рассмотрение в иные органы сообщается заявителю в пятидневный срок.
Статья 9. Пределы рассмотрения обращений граждан
Обращения граждан не могут переадресовываться на рассмотрение должностным лицам и руководителям, действие (или бездействие) которых обжалуется.
Статья 10. Обязанность должностных лиц по разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан
Должностные лица и руководители, которым органами государственной власти, местного самоуправления и депутатами направлены на рассмотрение обращения граждан, в пределах своей компетенции принимают все исчерпывающие меры по разрешению поставленных в обращении вопросов и устраняют выявленные нарушения.
Статья 11. Сроки рассмотрения обращений граждан
Сроки рассмотрения обращений граждан не могут превышать одного месяца. При необходимости проведения дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств руководитель органа государственной власти или местного самоуправления вправе продлить сроки рассмотрения обращения, но не более чем на один месяц с сообщением об этом автору обращения.
Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления обращения в орган, обязанный разрешить вопрос по существу. Руководитель может продлить сроки разрешения обращения, но не более чем на 15 дней с сообщением об этом автору обращения.
Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, а также выступления и публикации, связанные с обращениями граждан, рассматриваются в общем порядке.
Статья 12. Право граждан на информацию по рассмотрению их обращений
Должностные лица и руководители по требованию граждан обязаны знакомить их с материалами, результатами проверок, сообщать гражданам устно или письменно об итогах рассмотрения их обращений и принятых мерах.
Статья 13. Решения по результатам рассмотрения обращений граждан
Признав изложенные в обращении граждан факты обоснованными, должностное лицо или руководитель принимает меры по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.
Гражданам отказывается в удовлетворении их просьбы, если факты не нашли подтверждения либо просьбы не признаны обоснованными.
В случаях, предусмотренных законом, депутаты, должностные лица и руководители могут рекомендовать гражданам разрешать вопросы в судебном порядке.
Гражданин, не согласный с решением, принятым по его обращению, имеет право обжаловать его вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу или руководителю.
Статья 14. Финансирование
Расходы, связанные с рассмотрением обращений граждан на выполнение экспертиз и привлечение специалистов, производятся за счет средств соответствующих бюджетов (области, города, района), предприятий и организаций.
Не допускается взимание платы с граждан, обратившихся к должностным лицам и руководителям, за деятельность, связанную с рассмотрением их обращений.
IV. Контроль за рассмотрением обращений граждан
Статья 15. Контроль за рассмотрением обращений граждан
Вышестоящие должностные лица и руководители обязаны систематически проверять состояние дел по рассмотрению обращений граждан, соблюдению сроков их рассмотрения, обоснованность отказов, принимать меры к устранению причин и условий, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.
Органы государственной власти и местного самоуправления осуществляют контроль за состоянием дел по рассмотрению обращений граждан на предприятиях, в учреждениях и организациях, расположенных на территории Новосибирской области либо в границах деятельности соответствующих органов местного самоуправления; результаты проверок в необходимых случаях рассматриваются на сессиях представительных и заседаниях исполнительных органов власти и местного самоуправления.
Надзор за исполнением законодательства Новосибирской области о работе с обращениями граждан осуществляется органами областной и районных прокуратур.
V. Ответственность за неисполнение законодательства
по рассмотрению обращений граждан
Статья 16. Ответственность за нарушение законодательства при рассмотрении обращений граждан
Нарушения должностными лицами и руководителями настоящего Закона, волокита, преследование за критику влекут дисциплинарную либо административную ответственность в виде штрафа в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемого в судебном порядке по представлению органа государственной власти области и местного самоуправления (представительных и исполнительных) или постановлением прокуратуры.
Действие (или бездействие) должностных лиц и руководителей по рассмотрению и разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан, в случаях, предусмотренных действующим законодательством и настоящим Законом, могут быть обжалованы в судебном порядке.
Обращения граждан в клеветнических целях влекут ответственность согласно действующему законодательству.
IV. Заключительные положения
Статья 17. Вступление в силу настоящего Закона
Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.
Приложение 5.2
Регистрационная карточка писем граждан
|
#G0Входящий N и дата регистрации |
Заявитель (Ф.И.О.) |
Адрес и место работы |
|
|
|
|
|
Краткое содержание письма_______________________________ _________________________________________________________ Срок исполнения _______________________________________ |
Оборотная сторона
|
#G0Дата передачи на исполнение |
Кому направлено письмо |
Расписка в получении, дата |
N дела, в котором хранится письмо, или отметка об уничтожении письма |
|
|
|
|
|
|
Отметка о контроле и исполнении ______________ |
|
#G0Рассмотрено |
Решено |
Дополнительный |
||
|
Работником органа |
С выездом на место |
Факты подтвердились |
положительно |
контроль |
|
|
|
|
|
|
|
Кем и когда письмо снято с контроля _____________________________ _____________________________________________________________ |
Приложение 5.3
Регистрационная карточка устных обращений граждан
|
#G0Дата, N документа __________________________________________________ Фамилия, имя. отчество заявителя _____________________________________ и занимаемая должность ____________________________________________ __________________________________________________________________ Адрес ____________________________________________________________ Краткое содержание заявления _______________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Фамилия ведущего прием ____________________________________________ |
|
#G0Кому и что поручено, дата ____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Результат рассмотрения заявления ____________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Когда и кем дан ответ _______________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ |
Приложение 5.4
Аннотационный лист
|
#G0_________________________ 200__ г. Дата поступления письма |
|
|
|
Ф.И.О. _____________________________________________________ Место работы _______________________________________________ Район _____________________________________________________ Адрес проживания ___________________________________________ ___________________________________________________________ Содержание обращения ______________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ Куда обращался ранее ________________________________________ N по классификатору _________________________________________ Доложено __________________________________________________ Направлено на исполнение ____________________________________ Характер задания ____________________________________________ |
||
|
__________________ 200__ г. Дата |
Подпись |
|
Справка о работе с письмами граждан в ______ по состоянию на ___________ 200__ г.
Приложение 5.6
Справка о приеме граждан в ___________по состоянию на ____________ 200__ г.
Приложение 5.7
Справка о поступлении писем граждан
в ____________из районов и городов области
#S
|
#G0Название районов и городов |
За __________ 200__ г. |
Всего с начала года |
За соответствующий период 200__ г. |
Итого:______________________________________________
Подпись должностного лица
Приложение 5.8
Справка о результатах рассмотрения предложений,
заявлений и жалоб граждан, поступивших
в ________________________
Наименование организации
|
#G0 |
За ________ 200__ г. |
Всего с начала года |
За соответствующий период |
|
1. Общее количество : поступивших писем |
|||
|
В том числе: |
|
||
|
предложений |
|||
|
заявлений |
|
||
|
жалоб |
|||
|
2.
Всего поступило писем граждан через вышестоящие органы |
|||
|
В т ом числе: |
|||
|
из Администрации Президент а |
|
||
|
из Комитета ветеранов войны |
|
||
|
3. Количество повторных писем граж дан |
|
||
|
В том числе поступивших через вышестоящие органы |
Приложение 5.9
Справка о тематике обращений граждан,
поступивших в __ __________________ _ _ __
Наименование организации
200__ г.
|
#G0№ п/п |
Характер писем граждан |
Количество писем |
|
1. |
Финансовые вопросы |
|
|
2. |
Вопросы, связанные с прохождением службы в Вооруженных Силах |
|
|
3. |
Вопросы промышленности, строительства, транспорта и органов связи |
|
|
4. |
Вопросы сельского хозяйства и заготовок, организации фермерских хозяйств |
|
|
5. |
5. Вопросы организации торговли в условиях рыночной экономики |
|
|
6. |
Вопросы народною образования, работы детских дошкольных учреждений и здравоохранения в условиях перехода к рынку |
|
|
7. |
Вопросы, касающиеся работы органон юстиции и органов внутренних дел |
|
|
8. |
Вопросы ремонта и ’эксплуатации жилою фонда |
|
|
9. |
Жилищные и коммунально-бытовые вопросы, вопросы приватизации жилою фонда |
|
|
10. |
О нарушении в учете и распределении жилья |
|
|
11. |
Вопросы деятельности органов государственной власти и управления работы руководящих кадров |
|
|
12. |
Вопросы груда и заработной платы |
|
|
13. |
Пенсионные и другие вопросы социальною обеспечения рабочих, служащих, колхозников, арендаторов и фермеров |
|
|
14. |
Письма по другим вопросам |
|
|
15. |
Всего поступило писем В том числе: повторных многократных коллективных |
___________________________________________
Подпись должностного лица
#G0#M12291 941850048Тема 6. Оформление и составление основных видов управленческих документов
1. Современное деловое письмо
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.
Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника "Простые письма" считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для "чтения", а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов.
Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу"[*].
_____
Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М., 1987. - с. 6, 7.
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Codе, что в буквальном переводе означает "код-молния". Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.
Правила оформления делового письма
Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из "рамы" письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более "устойчивой".
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая "геометрия" документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.
Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет
- организовать централизованное изготовление бланков для писем;
- уменьшить стоимость машинописных работ;
- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
- облегчить визуальный поиск необходимой информации;
- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:
1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);
2) эмблема организации (если не государственное);
3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
4) код документа по ОКУД (если есть);
5) наименование организации (полное и сокращенное);
6) справочные данные об организации;
7) дата;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на индекс и дату входящего документа;
10) адресат;
11) заголовок к тексту;
12) текст;
13) подпись;
14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя;
15) идентификатор электронной копии документа.
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(6) печатаются, как правило, типографским способом.
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия.
Например: "Приказ", "Акт", "Решение", "Докладная записка" и т.д.
Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.
Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела - ВНИИДАД.
Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:
- по первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;
- по начальным слогам букв, входящих в наименования. Например: Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);
- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.
Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.
К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.
Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 1998 года следует записать так: 25.10.98 (допускается и иная запись: 25.10.1998).
Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1998 года записывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 2/16-2955 или 18/275.
Ссылка на номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.
При ссылке на входящий документ слова "наш", "ваш" употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита:
На № _______________ от _____________
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: "На № 4520/144 от 17.05.98".
Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО "Оксид".
Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.
Например:
|
#G0 |
Кемеровское ОАО "Гранит" А.Н.Смирнову |
|
#G0 |
Ректору Новосибирской государственной академии экономики и управления проф. Ю.В.Гусеву |
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:
|
#G0 |
Директору акционерного общества"Кристалл" Г.Н.Некрасову Скатертный пер., д. 22, Москва, 103030 |
|
#G0 |
П.И.Григорьеву ул. Кирова, д. 76, кв. 12, г. Новосибирск, 630102 |
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. Например:
|
#G0 |
акад. А.Г.Иванову проф. Н.Г.Кирсанову |
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом "о" ("об"). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупке кирпичного завода
Заголовок не должен превышать двух строк.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости прочитывать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова "касательно", "касается". Также не следует писать "по делу", так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
|
#G0 |
Начальнику отделения милиции Кировского района г. Новосибирска Г.В.Сидорову |
|
По делу гр. Круглова А.А. |
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы.
В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово "Приложение", затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом "Приложение" никакая запись не производится. Например:
|
#G0Приложение: |
Копия контракта с фирмой "Келлер" на 3 л. в 1 экз. |
Приложение: на _____________ л. в _____________ экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
|
#G0Приложение: |
Информационный материал о международной выставке "СИБ-98" в 3 экз. |
Реквизит "подпись" помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
|
#G0Директор школы |
Подпись |
К.К.Сидоров |
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
|
#G0Директор института |
Подпись |
А.С.Марченко |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
Ю.П.Волков |
|
#G0Директор ОАО "Карелия" |
Директор ЗАО "Корсар" |
||
|
Подпись |
И.В.Петров |
Подпись |
Г.А.Фомин |
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполня-ющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, "и.о", "зам.") и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом "за" или с проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя, полностью имя и отчество, номер его службного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:
|
#G0Герб РФ Наименование организации |
|
|
||
|
Наименование структурного подразделения (или может быть бланк конкретного должностного лица. Например, зам.министра) Справочные данные организации Заголовок письма*1 (начинается с предлогов "О" или "Об") |
|
Адресат |
||
|
Текст |
||||
|
Должность |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
|
Фамилия исполнителя (или Ф.И.О. и номер телефона) |
||||
#G0
2. Организационно-распорядительные документы
Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах.
Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства*, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.
Организационная документация
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.
В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите "текст" необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя. Образец оформления уставов приведен в #M12293 0 941850042 2028685173 82 77 398143096 3675456991 324291928 509090589 1130670453прилож. 6.1#S.
Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др.
в зависимости от характера положения.
В формуляр- образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны в #M12293 0 941850042 2028685173 82 78 398143096 3675456991 1126311823 509090589 1130670453прилож. 6.2#S.
Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.
Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, "Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Администрации Новосибирской области", "Должностная инструкция инспектору по контролю...").
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).
Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например, "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания..."", или в безличной форме (например, "Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...").
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.
Например: в распоряжении главы Администрации Новосибирской области от 01.03.93 № 90-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству" присутствует такой текст:
"В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.
2. Общему отделу Администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований Инструкции".
Распорядительные документы
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.
Постановление принято определять как "правовой акт", принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения*. Однако в законах "О краевом областном совете и краевой областной администрации" и "О местном самоуправлении" постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.
Образцы постановления и выписки из постановления даны в #M12293 0 941850042 2028685173 82 79 398143096 3675456991 3277815455 13 509094678прилож. 6.3-6.5#S.
Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.
Образцы распоряжения и выписки из распоряжения приведены в #M12293 1 941850042 2028685173 82 82 398143096 3675456991 2245068911 13 509094678прилож. 6.6-6.8#S.
Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словами "Предлагаю" ("Обязываю"). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года**.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Образцы оформления приказа и выписки из приказа даны в #M12293 0 941850042 2028685173 82 85 398143096 3675456991 7520394 13 3179643122прилож. 6.9-6.10#S.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).
Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.
Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавливающей порядок работы с документами.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.
Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса.
Для этого используют различные информационно- справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами "постановляет" в коллегиальном постановлении, "решает" ("решил") - в решении, "предлагаю" - в распоряжении, "приказываю" - в приказе.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова "постановляет", "решает" ("решил"), "предлагаю", "приказываю" печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора.
В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами "постановляет", "решает" указывают его название. Например:
Коллегия РЕШАЕТ
Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "принять меры", "активизировать" и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например, "директорам заводов", "руководителям архивов". Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.
Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.
Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит "приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога "о" ("об") и формируется при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы), созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации*. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии**.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.
Протокол - организационно-распорядительный "документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов"*.
Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как "документ с записью всего происходящего на заседании, собрании".
Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.
На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите "место заседания" указывается город, где состоялось заседание.
Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, "заседания комиссии", "собрания трудового коллектива". После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом "председатель" начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы.
После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово "секретарь". Например:
Председатель - Харченко В.И.
Секретарь - Филимонов С.Б.
При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:
Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).
На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе "Присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано "Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117".
Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога "о" ("об"). Например:
1. О перспективах развития завода. Доклад директора... (фамилия, инициалы).
2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).
В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: "Повестка дня заседания прилагается".
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.
Слово "слушали" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного чиалс. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:
Смирнов В.К.: "Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?"
Лысиков К.П.: "К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы".
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:
|
#G01. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: |
|||||||
|
|
Старостин Е.В. - |
краткая запись выступления. |
|||||
|
|
Кузнецов Т.Г. - |
краткая запись выступления. |
|||||
|
РЕШИЛИ: |
|
|
|||||
|
1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное... до 15.05.2000 г. |
|||||||
|
1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку... к 11.05.2000 г. |
|||||||
|
2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: |
|
|
|||||
|
Председатель |
Подпись |
В.А.Сидоров |
|||||
|
Секретарь |
Подпись |
Е.М.Крылова |
|||||
По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.
Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: "Заседение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается". Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Образцы оформления протоколов приведены в #M12293 0 941850042 2028685173 82 24255 398143096 3675456991 593932746 13 3179643122прилож. 6.11#S.
#G0
3. Документы оперативной информации
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 24256 398143096 3675456991 233011288 2294407021 996174788прилож. 6.12-6.19#S). Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Например:
|
#G0 Новомосковское производственное объединение "Азот" |
|
Детский сад № 2 |
||
|
СПРАВКА 10.08.2000 № 113 г. Новосибирск |
|
|
||
|
Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад - 600 рублей в месяц. |
||||
|
Начальник отдела кадров |
Подпись |
А.В.Иванов |
||
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.
Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.
Пример оформления внутренней докладной записки:
|
#G0Общий отдел ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
|
Генеральному директору объединения |
|
|
10.05.2000 № 36 г. Новосибирск О замене пишущих машин |
|
Н.К.Иванову |
|
|
Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером. |
|||
|
Зав.машбюро |
Подпись |
Г.Н.Колбина |
|
|
#G0Министерство образования РФ Новосибирское областное управление народного образования Октябрьский отдел народного образования ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.2000 № 15 г. Новосибирск О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей |
|
Генеральному директору Завода точного машиностроения И.И.Петрову |
||
|
Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 1998 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых. |
||||
|
Зав. районо |
Подпись |
Н.И.Пирогова |
||
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Приведем образцы оформления объяснительных записок:
|
#G0ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 10.04.2000 № 34 О срыве занятий в группе секретарей-референтов |
|
Директору центра "Кадры" Н.И.Иванову |
|
09.04.2000 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить. |
||
|
Преподаватель |
Подпись |
Г.И.Григорьева |
|
#G0Наименование организации Производственный отдел ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 12.01.2000 № 46 |
|
Генеральному директору объединения А.А.Зуеву |
|
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1999 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов. |
||
|
Начальник отдела |
Подпись |
Ю.П.Елкин |
|
#G0Производственное объединение по добыче железной руды "Крымчермет" шахта "Юзовская" ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 24.01.2000 № 87 О нарушении производственной дисциплины |
|
Начальнику шахты К.Е.Матвееву |
||
|
11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков. Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при экплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К. Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания. Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К. |
||||
|
Горный матер |
Подпись |
П.Г.Потапов |
||
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 № 89 "О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе".
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
|
#G0Составлен: |
|
|
Председатель |
__________________________________________ Должность, фамилия, инициалы |
|
Члены комиссии: |
1. ________________________________________ Должность, фамилия, инициалы 2. 3. |
|
Присутствовали: |
1. ________________________________________ Должность, фамилия, инициалы 2. + |
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экз. направлен в Минэкономики России
2-й экз. направлен в МПС России
3-й экз. - в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
|
#G0Председатель комиссии |
Подпись |
К.Я.Лакин |
|
Члены комиссии: |
_____________ Подпись |
В.Н.Кириллов |
|
|
_____________ Подпись |
И.Н.Потапов |
|
|
_____________ Подпись |
Н.Н.Ламшина |
"О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении" и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
Приведем пример оформления акта:
|
#G0Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации _______________________ Наименование области АКТ 18.05.2000 № 12 г. Новосибирск |
|
УТВЕРЖДАЮ председатель комитета Подпись Н.И.Петров __________________ Дата |
|||
|
О проверке сохранности документов в комитете Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 "О проверке сохранности управленческих документов". Составлен комиссией в составе: |
|||||
|
Председатель: |
зам.председателя комитета Сидоров Г.В. |
||||
|
Члены комиссии: |
1. Зав.общим отделом Григорьева Н.И. |
||||
|
|
2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г. |
||||
|
|
3. Зам.главного бухгалтера Мышкина С.И. |
||||
|
|
4. Референт Прокудина М.В. |
||||
|
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й - в дело № 1-23 2-й - в областной архив. |
|||||
|
Председатель комиссии |
Подпись |
Г.В.Сидоров |
|||
|
|
Подпись |
Н.И.Григорьева |
|||
|
|
Подпись |
Г.Г.Михайлова |
|||
|
|
Подпись |
С.И.Мышкина |
|||
|
|
Подпись |
М.В.Прокудина |
|||
Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.
В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: "внеочередная", "правительственная", "срочная" и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:
|
#G0КЕМЕРОВО |
КОЛОС |
ПЕТРОВУ |
|
КРАСНОЯРК |
КОБРА |
МАХИНУ |
|
ТОМСК |
ГРАНИТ |
ПАХОМОВУ |
Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавычки - квч, скобки - скб.
Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицателный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Приведем пример телеграммы:
|
#G0ТОМСК 25 ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ _______________________________________________________________ 630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5. Тел. 24-02-83. Р/счет ___________________________ Директор Н.И.Петров Исх. № ___________ Дата _____________ |
|
#G0КЕМЕРОВО АГАТ ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВЛЕН САМОЛЕТОМ ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ _______________________________________________________________ 630070, г. Новосибирск-70, ул. Горького, 24. Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________________ Директор К.П.Сомов Исх. № _____________ Дата ________________ |
Приложение 6.1
Образец оформления устава
(угловое расположение реквизитов)
|
#G0_______________________ Место регистрации |
|
УТВЕРЖДАЮ ________________________ Должность ________ Инициалы, фамилия Подпись Дата |
||
|
УСТАВ ______________________________________________ Наименование предприятия Юридический адрес: ____________________________ _______________________________________________ 1. Общие положения 2. Предмет и цели деятельности, права 3. Органы управления и контроля, их компетенция 4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов 5. Гарантии работникам предприятия 6. Условия реорганизации и ликвидации |
||||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Примечание: разделы устава могут быть дополнены.
Приложение 6.2
Образец оформления положения
(угловое расположение реквизитов)
|
#G0 Герб РФ Наименование организации |
|
|
||
|
Наименование структурного подразделения |
|
УТВЕРЖДАЮ ________________________ Должность ________Инициалы, фамилия Подпись Дата |
||
|
ПОЛОЖЕНИЕ _________ № ____________ Дата |
|
|
||
|
1. Общие положения 2. Цели и задачи 3. Функции 4. Права и ответственность 5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями |
||||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Приложение 6.3
Образец оформления постановления
(с угловым расположением реквизитов)
|
#G0 Герб РФ Наименование организации ПОСТАНОВЛЕНИЕ От ___________ № ____________ _____________________________ Место издания документа Заголовок к тексту постановления |
|
|
||
|
Текст [Констатирующая часть Вступление (указывают причину издания документа) Доказательство (излагают основные факты) Заключение (отмечают цель издания постановления) Постановляющая часть ( состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять 2. Срок исполнения 3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)] |
||||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
|
Визы должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) |
||||
Приложение 6.4
Образец оформления постановления
(с продольным расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ Наименование организации ПОСТАНОВЛЕНИЕ |
||||
|
___________________ Дата |
|
_______________________________ Регистрационный номер документа |
||
|
___________________________________ Место издания документа Заголовок к тексту постановления Текст [Повторение констатирующей и постановляющей частей (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 79 398143096 3675456991 3277815455 13 509094678прилож. 6.3#S).] |
||||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
|
Визы должностных лиц (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) |
|
|||
Приложение 6.5
Образец выписки из постановления
(с угловым расположением реквизитов)
|
#G0Наименование организации ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ От _________ № ________ ______________________ Место издания Заголовок постановления |
|
|
||
|
Текст [Повторение всей констатирующей части документа (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 79 398143096 3675456991 3277815455 13 509094678прилож. 6.3#S) с выпиской нужного пункта] |
||||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
|
Верно: Должность работника, подготовившего выписку из постановления |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
|
Дата Печать |
|
|
||
Приложение 6.6
Образец оформления распоряжения
(с угловым расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ Наименование министерства (если государственное предприятие) Наименование организации РАСПОРЯЖЕНИЕ _________ № _______________________ Дата Регистрационный номер Заголовок к тексту распоряжения |
|
|
||
|
Текст [Констатирующая часть Вступление (указывают причину издания документа) Доказательство (излагают основные факты) Заключение (отмечают цель издания постановления) Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять 1.1. | 1.2. | Конкретные поручения и т.д. | 2. Срок исполнения 3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)] |
||||
|
Должность руководителя Визы должностных лиц |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Приложение 6.7
Образец оформления распоряжения
(с продольным расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ Наименование организации РАСПОРЯЖЕНИЕ |
||||
|
_____________________ Дата |
|
________________________________ Регистрационный номер документа |
||
|
________________________________ Место издания документа Заголовок к тексту распоряжения Текст [Повторение констатирующей и распорядительной частей (см. #M12293 0 941850042 2028685173 82 82 398143096 3675456991 2245068911 13 509094678прилож. 6.6#S)] |
||||
|
Должность руководителя Визы должностных лиц |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Приложение 6.8
Образец выписки из распоряжения
(с угловым расположением реквизитов)
|
#G0Наименование организации ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ От _________ № ________ _______________________ Место издания Заголовок распоряжения |
|
|
|
Текст [Повторение всей констатирующей части документа с выпиской нужного пункта] |
||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
Верно: Должность работника, подготовившего выписку из распоряжения |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
Дата Печать |
|
|
Приложение 6.9
Образец оформления приказа
(с продольным расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ, герб республики (если государственное предприятие) Наименование министерства (если государственное предприятие) Наименование организации ПРИКАЗ |
||||
|
от ________________ Дата |
|
№ _____________ |
||
|
_____________________________ Место издания документа Заголовок к тексту приказа Текст [Констатирующая часть Отделяется от распорядительной части словом ПРИКАЗЫВАЮ: Распорядительная часть (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов) 1. Действие, которое необходимо предпринять 1.1. | 1.2. | Конкретные поручения и т.д. | 2. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением).] |
||||
|
Должность руководителя Визы должностных лиц |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Приложение 6.10
Образец оформления приказа
(с угловым расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ Наименование организации ПРИКАЗ от _________ № ________ Дата _______________________ Место издания документа О внесении изменений в должностную инструкцию _______________________ Наименование категории работников отдела |
|
|
||
|
В связи с ___________________________________________________ Основание _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: Внести в должностную инструкцию ______________________________ _____________________________________________________________ (Наименование категории работников отдела) следующие изменения: 1. _________________________________________________________ 2. _________________________________________________________ 3. _________________________________________________________ |
||||
|
Должность руководителя Визы согласования |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Приложение 6.11
Образец оформления протокола
(с продольным расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ Наименование организации ПРОТОКОЛ |
|||||
|
_______________ Дата |
|
№ _____ |
|||
|
________________________________ Место издания Заголовок: Заседания комиссии по... |
|||||
|
Председатель |
- Смирнов С.С. |
||||
|
Секретарь |
- Антонова М.И. |
||||
|
Присутствовали: |
30 человек (список прилагается) ( если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую) |
||||
|
ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О порядке подготовки к конференции. Доклад заведующего... 2. О... 1. СЛУШАЛИ: Соколову А.И. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица) ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить... 1.2.... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: |
|||||
|
Председатель |
Подпись |
С.С.Смирнов |
|||
|
Секретарь |
Подпись |
М.А.Антонова |
|||
Приложение 6.12
Образец оформления справки
|
#G0Наименование организации |
|
Адрес организации, которой направляется справка |
||
|
СПРАВКА ________ № ___________ Дата _______________________ Место издания __________________________________________________________ Ф.И.О. полностью работает в должности ________________________________________. Ее месячный оклад _______________________________________ руб. |
||||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Адрес организации,
которой направляется
справка
СПРАВКА
________ N ___________
Дата
_______________________
Место издания
__________________________________________________________
Ф.И.О. полностью
работает в должности ________________________________________.
Ее месячный оклад ______________________________________ руб.
Дожность руководителя Подпись Инициалы, фамилия
Приложение 6.13
Образец оформления докладной записки
|
#G0Наименование организации ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА _____________ № ________ Дата ________________________ Место издания |
|
Адресат |
|
|
Текст (Содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя). |
|||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
Приложение 6.14
Образец оформления объяснительной записки
|
#G0Подразделение, отдел |
|
Руководителю организации отдела, подразделения Фамилия, инициалы |
|
|
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА _________ №____________ Дата Заголовок ("О" или "Об") |
|
|
|
|
Текст ( Содержит объяснение причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, устного указания). |
|||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
Приложение 6.15
Образец оформления акта
|
#G0Герб РФ Наименование организации АКТ ___________ № __________ Дата _______________________ Место издания |
|
1. УТВЕРЖДЕНО Приказ руководителя от _________ № _________ Дата или 2. УТВЕРЖДАЮ Должность ______________ _________ Инициалы, фамилия Подпись Дата |
||
|
(Например, "Об уничтожении...") Заголовок акта |
|
|
||
|
Основание: приказ руководителя _________________________________________ ______________________________________ от ___________ № ________________ "______________________________________________________________________" Составлен комиссией: ____________________________________________________ Председатель: __________________________________________________________ Должность, фамилия, инициалы Члены комиссии: 1. ______________________________________________________ Должность, фамилия, инициалы 2. ______________________________________________________ Должность, фамилия, инициалы ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Текст Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр: 2-й экземпляр: 3-й экземпляр: |
||||
|
Председатель комиссии |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
|
Члены комиссии |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||
Приложение 6.16
Образец оформления телеграммы
|
#G0(Оставлять место для штампа организации) |
|
|
|
|
|
|
Адресат |
|
|
Целях реализации государственной программы улучшения лекарственного обеспечения зпт развития фармацевтической промышленности 1999 - 2000 годах Администрация Новосибирской области просит сообщить основные показатели указанной программы территории зпт в том числе предусмотренные строительству объектов зпт объемы финансирования из республиканского бюджета тчк Должность и фамилия ____________________________________________________________ Полный адрес отправителя |
|||
|
Должность руководителя Печать |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
|
Дата Фамилия исполнителя и его телефон Исх. № ____ от _________ |
|
|
|
Приложение 6.17
Образец оформления служебного письма
(с продольным расположением реквизитов)
|
#G0Герб РФ Наименование организации _______________________________________________________________ Справочные данные организации |
||
|
_________ № ____________ Дата На № ________ от ____________ |
|
Адресат |
|
Заголовок письма (начинается с предлогов "О" или "Об") Текст |
||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
Фамилия исполнителя и номер его телефона (или Ф.И.О. исполнителя и номер его телефона) |
|
|
Приложение 6.18
Образец оформления плана
|
#G0 |
|
УТВЕРЖДАЮ _______________________ Должность _________ Инициалы, фамилия Подпись __________________ Дата |
|
ПЛАН ________________________________________________________________ Чего 1. Провести совещание рабочей группы. Срок 12.01.2000 Отв. Круглов И.И. 2. 3. и т.д. |
||
|
Должность |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
Приложение 6.19
Образец табличной формы плана
(угловое расположение реквизитов)
|
#G0 |
|
1. УТВЕРЖДАЮ ______________________________ Должность ____________ Инициалы, фамилия Подпись __________________ Дата или 2. УТВЕРЖДЕН Приказом __________ № ________ Дата |
|||||
|
ПЛАН _____________________________________________________________ Чего |
|||||||
|
№ п/п |
Наименование |
Срок исполнения |
Ответственный за исполнение |
||||
|
|
|
|
|
||||
|
Должность |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||||
#G0# M12291 941850031Тема 7. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
#G0
1. Общие положения
Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.
Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатуры устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в #M12293 0 941850022 2028685173 83 77 398143096 3675456991 1886457403 321 2294407021прилож. 7.1#S.
#G02. Формирование дел
Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.
Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы и отчеты т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры "Примечание".
В дела группируют документы одного делопроизводственного года.
Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учерждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).
В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело "Переписка о поставке металла" можно разделить на три: "Переписка о поставке литья", "Переписка о поставке проката", "Переписка о поставке арматуры и проволоки".
Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.
Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.
Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.
#G03. Подготовка документов к последующему хранению и использованию
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
- оформление дел;
- описание документов постоянного и долговременного хранения;
- обеспечение их сохранности;
- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.
На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.
При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.
Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.
При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.
В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержа-щего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е.
число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак "+" (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Для определенных категорий дел постоянного и долго-временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформи-рованных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.
По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.
Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям.
Вместе с делами в архив передаются регистрационно- контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.
Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.
Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
#G0
Приложения
Приложение 7.1
Образец оформления номенклатуры дел
|
#G0Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______ ______________ Дата Регистр. номер На ________________ год |
|
УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя ________ ___________________ Подпись Инициалы, фамилия ___________________ Дата |
|||||||||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома) |
Количество дел (томов) |
Срок хранения дела (тома), номер статей по перечню |
Примечание |
|||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||||||||
|
______________________________________________________________ Наименование структурного подразделения организации |
|||||||||||||
|
01-01 |
(Указывается заголовок дела) |
|
(Указывается срок хранения) |
||||||||||
|
01-02 |
и т.д. |
|
|
|
|||||||||
|
______________________________________________________________ Наименование структурного подразделения организации |
|||||||||||||
|
02-01 |
|
|
|
|
|||||||||
|
02-02 |
и т.д. |
|
|
|
|||||||||
|
______________________________________________________________ |
|||||||||||||
|
Должность руководителя, отвечающего за составление номенклатуры дел |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||||||||||
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в 1999 году
|
#G0По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|||
|
переходящих |
с отметкой ЭПК |
||||
|
Постоянного |
|
|
|
||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
||
|
ИТОГО: |
|
|
|
||
|
Должность руководителя |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
|
Должность руководителя, отвечающего за составление номенклатуры дел |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
|
СОГЛАСОВАНО: Зав. госархивом ________________ района |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
Приложение 7.2
Примерная номенклатура дел территориальной администрации района
|
#G0АДМИНИСТРАЦИЯ ______________ (района, города) Управление делами (общий отдел) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12.99 № 01-00 на 2000 г. |
УТВЕРЖДАЮ Глава Администрации ______________ района, города __________ Инициалы, фамилия Подпись ________________________ Дата |
||||||
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома) |
Количество дел (томов) |
Срок хранения дела (тома), норма статей по перечню |
Примечания |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||
|
01-01 |
Постановление администрации области (мэрии города) - копии |
|
До минования надобности |
|
|||
|
01-02 |
Распоряжения администрации области (мэрии города) - копии |
|
Тоже |
|
|||
|
01-03 |
Постановления администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним |
|
Постоянно |
|
|||
|
01-04 |
Распоряжения администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним |
Постоянно |
|||||
|
01-05 |
Постановления администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) -подлинники |
75 лет (ЭПК) |
|||||
|
01-06 |
Распоряжения администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - ПОДЛИННИКИ |
75 лет (ЭПК) |
|||||
|
01-07 |
Переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности |
Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК) |
|||||
|
01-08 |
Переписка с организациями, учреждениями предприятиями области |
5 лет (ЭПК) |
|||||
|
01-09 |
Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города) |
3 года (ЭПК) |
|||||
|
01-10 |
Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города) |
3 года |
|||||
|
01-11 |
Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации района (мэрии города) |
Постоянно |
|||||
|
01-12 |
Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации района (мэрии города) по основной деятельности |
Постоянно, ст.106а |
|||||
|
01-13 |
Журнал (карточки) регистрации входящей корреспонденции администрации (мэрии города) |
3 года, ст. 1066 |
|||||
|
01-14 |
Журнал (карточки) регистрации исходящей корреспонденции администрации района (города) |
3 года, ст. 1066 |
|||||
|
01-15 |
Предложения, заявления и жалобы граждан |
3 года, ст. 35 |
|||||
|
01-16 |
Карточки регистрации письменных обращений граждан |
3 года |
|||||
|
01-17 |
Карточки личного приема граждан руководителями администрации района |
3 года, ст. 103 |
|||||
|
01-18 |
Номенклатура дел |
5 лет |
|||||
|
01-19 |
Положение об отделе (управлении) |
Постоянно |
|||||
|
01-20 |
Должностные обязанности работников отдела (управления) |
Постоянно |
|||||
|
01-21 |
Справочно-информационные материалы по учету и исполнению документов |
3 года |
|||||
|
01-22 |
Материалы (протоколы и документы к ним) заседаний коллегий во главе администрации района, города (мэрии) |
Постоянно |
|||||
|
01-23 |
Акты о выделении документов и дел к уничтожению |
Постоянно |
|||||
|
01-24 |
Опись N 1 дел постоянного срока хранения |
Постоянно |
|||||
|
|
|
|
|||||
|
Управляющий делами (зав. общим отделом) |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||||
|
#G0Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1999 году |
|||||
|
По срокам |
Всего |
В том числе |
|||
|
хранения |
переходящих |
с отметкой ЭПК |
|||
|
Постоянного |
|
|
|
||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
||
|
ИТОГО: |
|
|
|
||
|
Управляющий делами (зав.общим отделом) |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
|
СОГЛАСОВАНО Зав. госархивом _____________ района |
Подпись Дата |
Инициалы, фамилия |
|||
|
#G0АДМИНИСТРАЦИЯ ________ района, города, мэрии СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 30.12.1999 № 01-00 на 2000 г. |
УТВЕРЖДАЮ Глава администрации ___________ района, города _________ Инициалы, фамилия Подпись _____________ Дата |
||
|
№ п/п |
Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администрации района (города), мэрии |
Индексы отделов |
|
|
1. |
Управление делами (общий отдел) |
01 |
|
|
2. |
Контрольное управление (отдел) |
02 |
|
|
3. |
Другие отделы, комитеты администрации района (города, мэрии) |
03, 04+ |
|
Приложение 7.3
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ___________ году в организации
|
#G0По срокам |
Всего |
В том числе |
|||
|
хранения |
переходящих |
с отметкой ЭПК |
|||
|
Постоянного |
|
|
|
||
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
||
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
||
|
ИТОГО: |
|
|
|
||
|
Должность руководителя службы документационного обеспечения |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
|
Итоговые сведения переданы в архив |
|
|
|||
|
Должность передавшего сведения |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|||
Приложение 7.4
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году в структурном подразделении
|
#G0По срокам |
Всего |
В том числе |
|
|
хранения |
переходящих |
с отметкой ЭПК |
|
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО: |
|
|
|
|
Должность ответственного за делопроизводство Дата |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
|
Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения управления министерства, ведомства. |
|
|
|
|
Должность передавшего сведения Дата |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
Приложение 7.5
Образец формы акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
|
#G0Наименование организации |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя |
|||||||||||||
|
АКТ _______ № __________ ___________________ Место составления О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
Подпись Дата |
Инициалы, Фамилия |
||||||||||||
|
На основании __________________________________________________________________ Название и выходные данные перечня _________________________________________________________________________________ документов с указанием сроков их хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________________ Название фонда |
||||||||||||||
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок |
Дата дела или крайние даты |
Номера описей (номенклатур) за ________ год(ы) |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Примечание |
|||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|||||||
|
Итого ____________________ дел за ______________________________________ годы Цифрами и прописью Описи дел постоянного хранения за ___________ годы, утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________________________ Наименование архивного учреждения (протокол от _____________ № _____________) |
||||||||||||||
|
Должность лица, проводившего экспертизу ценности документов Дата |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||||||||||||
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК ________№________ |
|
|
|
|
|
|||||||||
|
Документы в количестве __________________________ дел, весом ______________ кг Цифрами и прописью сданы в _________________________________________________________________________ Наименование организации на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ № ________________ |
||||||||||||||
|
Должность работника, сдавшего документы |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||||||||||||
|
Изменения в учетные документы внесены. |
||||||||||||||
|
Должность работника центрального архива (службы Документационного обеспечения управления), внесшего изменения в учетные документы |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||||||||||||
Приложение 7.6
Образец листа-заверителя дела
|
#G0 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________ В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________ листа (ов) (цифрами и прописью) В том числе: литерные листы _________________________________; Пропущенные номера ______________________________ + листов внутренней описи ________________________________________________________ |
|||
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
||
|
1 |
2 |
||
|
|
|||
|
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
|
Приложение 7.7
Образец формы внутренней описи документов дела
|
#G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _______________ |
|||||||
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||
|
|
|
|
|
|
|||
|
Итого ________________________________________________ документов. Цифрами и прописью Количество листов внутренней описи ______________________________ Цифрами и прописью |
|||||||
|
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела |
Подпись Дата |
Инициалы, фамилия |
|||||
Приложение 7.8
Форма обложки дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения
|
#G0____________________________________________________________ |
||
|
Ф. № _________________________ Оп. № _________________________ Д. № _________________________ |
|
|
|
____________________________________________________________ |
||
|
____________________________________________________________ |
||
|
____________________________________________________________ ____________________________________________________________ |
||
|
____________________________________________________________ ____________________________________________________________ |
||
|
____________________________________________________________ Наименование учреждения и структурного подразделения |
||
|
ДЕЛО № _____________ том № ______________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ |
||
|
____________________________________________________________ Заголовок дела ____________________________________________________________ Дата |
||
|
|
На ___________ лист Хранить __________ |
|
|
Ф. № ______________________ Оп. № ______________________ Д. № ______________________ |
|
|
Приложение 7.9
Форма описи дел постоянного хранения
|
#G0 |
УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Инициалы, фамилия Дата |
|||||||||
|
Фонд № __________ ОПИСЬ N _________ дел постоянного хранения за _________ год |
|
|||||||||
|
Название раздела (структурного подразделения министерства, ведомства) |
||||||||||
|
№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Кол-во листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
В данный раздел описи внесено _____________________________________________ дел, Цифрами и прописью с № ________ по № ________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: |
||||||||||
|
Должность составителя описи |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||||||||
|
Заведующий ведомственным архивом (лицо, ответственное за архив) Дата |
Подпись |
Инициалы, фамилия |
||||||||
|
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Наименование организации _____________ N ________ |
УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от _________________ № _________ |
|||||||||
Приложение 7.10
Примерная номенклатура дел профессионального училища, лицея
|
#G0Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области |
УТВЕРЖДАЮ Директор профессионального училища (лицея) № ____________ ________ ___________________ Подпись Инициалы, фамилия |
|
Профессиональное училище (лицей) № ______ Сводная номенклатура дел на 1998-2003 гг. |
|
|
#G0№ п/п |
Наименование структурного подразделения |
Индекс |
|
1 |
Дирекция |
1 |
|
2 |
Учебно-производственная работа |
2 |
|
3 |
Учебно-воспитательная работа |
3 |
|
4 |
Общеобразовательная подготовка |
4 |
|
5 |
Производственное обучение |
5 |
|
6 |
Бухгалтерия |
6 |
|
7 |
Административно-хозяйственная работа |
7 |
|
#G0СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии профессионального училища (лицея) № _____ от "____"_________________ г. № __________ СОГЛАСОВАНО Протокол Центральной экспертной комиссии Комитета по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области от 29 октября 1998 г. № 2 |
Печать |
||||||||||||||
|
Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области |
УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета по начальному профессиональному образованию ______________ Я.Я.Боргено Подпись Дата |
||||||||||||||
|
Примерная номенклатура дел профессиональных училищ и лицеев |
|||||||||||||||
|
Индекс дела |
Наименование структурного подразделения (направлений деятельности), заголовок дела |
Кол-во томов |
Срок хранения дела (тома, части), № статьи по перечню |
Примечание |
|||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|||||||||||
|
Дирекция-01 |
|||||||||||||||
|
01-01 |
Приказы, методические рекомендации и письма Министерства образования РФ, Комитета по начальному профобразованию |
ДМН |
19"б" 21"б"2 |
Не менее 5л. |
|||||||||||
|
01-02 |
Устав училищу, лицея и свидетельство об аккредитации |
Пост. |
37"а" |
||||||||||||
|
01-03 |
Должностные инструкции сотрудников |
3 г. |
56 |
После замены новыми |
|||||||||||
|
01-04 |
Приказы директора училища по основной деятельности |
Пост. |
19"а" |
||||||||||||
|
01-05 |
Приказы директора училища по личному составу (прием, перемещение, увольнение, аттестация) |
75л. |
19"б" |
||||||||||||
|
01-06 |
Приказы директора училища о предоставлении отпусков, взысканий, командировок |
3 г. |
19"в" |
||||||||||||
|
01-07 |
Основания к приказам |
3 г. |
492 |
||||||||||||
|
01-08 |
Журнал регистрации приказов по основной деятельности |
Пост. |
106"а" |
||||||||||||
|
01-09 |
Журнал регистрации приказов по личному составу |
75 л. |
508 |
||||||||||||
|
01-10 |
Переписка с Комитетом по начальному профессиональному образованию по вопросам деятельности училища |
3 г. |
495 |
||||||||||||
|
01-11 |
Карточки регистрации входящей корреспонденции |
3 г. |
106"б" |
||||||||||||
|
01-12 |
Карточки регистрации исходящей корреспонденции |
3 г. |
106"б" |
||||||||||||
|
01-13 |
Аттестационные заключения училищ |
5л. |
- |
После аттестации училища |
|||||||||||
|
01-14 |
Списки преподавателей и мастеров училища |
75л. |
511 |
||||||||||||
|
01-15 |
Годовые отчеты о численности и составе кадров училища |
5л. |
294 |
||||||||||||
|
01-16 |
Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним |
Пост. |
16 |
Поступают на хранение в госархив в фонде Комитета |
|||||||||||
|
01-17 |
Личные дела работников училища (заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов др.) |
5л. |
498"в" |
После выдачи личных документов |
|||||||||||
|
01-18 |
Журнал регистрации выдачи трудовых книжек |
|
50 л. |
526 |
|
||||||||||
|
01-19 |
Письменные обращения, заявления работников училищ, учащихся и их родителей, других граждан |
|
5 л. |
31 |
|
||||||||||
|
01-20 |
Акты проверки состояния делопроизводства и переписка по вопросам организации делопроизводства. Акты о проверке условий хранения документов в училище и переписка с ЦЭК Комитета |
|
5 л. |
118, 119 |
|
||||||||||
|
01-21 |
Приемо-сдаточные акты, составляемые при смене руководителей училища |
|
Пост. |
61 |
|
||||||||||
|
01-22 |
Положение об экспертной комиссии училищ, протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о сдаче документов в госархив |
|
Хранятся в органи- зации |
115 |
После ликвидации передаются в ОВА |
||||||||||
|
01-23 |
Сводная утвержденная номенклатура дел |
|
Пост. |
95 "а" |
|
||||||||||
|
01-24 |
|
|
|
|
|
||||||||||
|
01-25 |
|
|
|
|
|
||||||||||
|
01-26 |
|
|
|
|
|
||||||||||
|
Учебно-производственная работа - 02 |
|||||||||||||||
|
02-01 |
Книга приказов по личному составу учащихся (о зачислении, выпуске и отчислении учащихся) |
|
75 л. ЭПК |
19 "б" |
|
||||||||||
|
02-02 |
Положения и инструкции по методической работе, планы работы |
ДМН |
21 "6" |
План не менее 5 л.. 166-а" |
|||||||||||
|
02-03 |
Протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общетехническим, специальным дисциплинам и производствен ном у обучению |
Пост. |
571 |
||||||||||||
|
02-04 |
Протоколы заседаний выпускных квалификационных экзаменационных комиссий |
75л. |
592 |
||||||||||||
|
02-05 |
Планы работы училища на год |
5 л. |
166"а" |
||||||||||||
|
02-06 |
Отчеты по учебно-воспитательной работе за год и по формам 10 НК (профтех).11 НК (профтех) |
5 л. |
|||||||||||||
|
02-07 |
Учебные планы, программы по производственном у обучению, общетехническим и специальным дисциплинам |
5л. |
166"а |
||||||||||||
|
02-08 |
Расписания учебных занятий училищ, документы по их изменению и дополнению. Расписания дополнительных занятий с отстающими |
1 г. |
602 |
||||||||||||
|
02-09 |
Планы, графики и анализ контроля за учебно-воспитательным процессом |
5л |
572"а |
а" |
|||||||||||
|
02-10 |
Планы повышения квалификации работников училища, стажировки мастеров производственного обучения, отчеты об их выполнении |
5л |
572"а |
а" |
|||||||||||
|
02-11 |
Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателем общетехнических и специальных дисциплин переписка по этому вопросу |
10л. эпк |
579 |
||||||||||||
|
02-12 |
Планы работы и протоколы заседаний совета мастеров, отчеты мастеров производственного обучения по учебно-воспитательной работе |
5л. |
574 577 |
||||||||||||
|
02-13 |
Журналы анализа работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин |
5л. |
577 |
||||||||||||
|
02-14 |
Документы педагогических чтений (доклады выступающих) |
Пост. |
571 |
||||||||||||
|
02-15 |
Планы работы заведующих учебными кабинетами и отчеты об их выполнении |
5л. |
572"а" |
||||||||||||
|
02-16 |
Годовые планы, статистические отчеты о подготовке квалифицированных рабочих по установленным формам |
10л. |
548 |
||||||||||||
|
02-17 |
Планы работы кружков технического творчества учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, отчеты об их выполнении |
3 г. |
573 |
||||||||||||
|
02-18 |
Контрольные работы (годовые) учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, их анализ и графики проведения |
3 г. |
588 ”а" |
||||||||||||
|
02-19 |
Документы конкурсов профессионального мастерства учащихся |
10 л. ЭК |
66"а" |
Возможен отбор. передача в ГАНО в фонде Комитета |
|||||||||||
|
02-20 |
Письменные экзаменационные (квалификационные; выпускные) работы учащихся, их анализ, выводы и предложения |
1 г. |
587 |
||||||||||||
|
02-21 |
Журналы регистрации выдачи дипломов, аттестатов |
75л. |
528 |
||||||||||||
|
02-22 |
Поименные книги учащихся |
75л. |
19"б" |
||||||||||||
|
02-23 |
Личные дела учащихся (заявления, справки, характеристики) |
75 л. ЭПК |
499"а" |
Отчисление с курса - 5 л. |
|||||||||||
|
02-24 |
Документы по НОТ: рационализаторские предложения и акты об их внедрении |
3 г. |
614 |
||||||||||||
|
02-25 |
Ведомости учета успеваемости учащихся, табели успеваемости учащихся |
5 л, |
597 |
||||||||||||
|
02-26 |
Документы об отчислении учащихся из училища (докладные, объяснительные, переписка) |
10 л. |
613 |
||||||||||||
|
02-27 |
Журнал учета теоретических занятий учащихся |
5 л. |
605 |
||||||||||||
|
02-28 |
Планы мероприятий по профориентационной работе комплектования училища и сохранения контингента учащихся |
5 л, |
572 "а" |
||||||||||||
|
02-29 |
|||||||||||||||
|
02-30 |
|||||||||||||||
|
02-31 |
|||||||||||||||
|
Учебно-воспитательная работа - 03 |
|||||||||||||||
|
03-01 |
Перспективые планы воспитательной работы училища на весь период обучения и год, отчеты об их выполнении |
5л. |
572"а", "б" |
||||||||||||
|
03-02 |
Планы воспитательной работы училища на месяц |
3 г. |
272"б" |
||||||||||||
|
03-03 |
Планы работы кружков по общественным дисциплинам и кружков художественной самодеятельности, отчеты об их выполнении |
3 г. |
573 |
||||||||||||
|
03-04 |
Документы о работе родительского комитета (годовые планы, отчеты, протоколы) |
5л. |
577 |
||||||||||||
|
03-05 |
Планы работы и отчеты совета общежития |
3 г. |
167 |
||||||||||||
|
03-06 |
Документы о передовом педагогическом опыте воспитательной работы классных руководите лей, мастеров производственного обучения, воспитателей и работников библиотеки (разработки классных часов, общеучилищных мероприятий и др.) |
10 л. эпк |
579 |
||||||||||||
|
03-07 |
Документы об участии училища в смотрах и конкурсах (справки, докладные о выставках, итоги) |
10л. ЭК |
66 "а" |
Возможен отбор, передача в ГАНО в фонде Комитета |
|||||||||||
|
03-08 |
Документы по профилактике правонарушений среди учащихся (планы, протоколы, списки учащихся, состоящих на учете в органах внутренних дел, наркодиспансерах) |
3 г. |
|||||||||||||
|
03-09 |
Документы о правовом воспитании учащихся (доклады, лекции) |
ДМН |
|||||||||||||
|
03-10 |
Переписка с органами милиции, прокуратуры, комитетом по делам несовершеннолетних по правовым вопросам |
5л. |
73 |
||||||||||||
|
03-11 |
Документы об организации летних и зимних каникул (заявки, переписка, отчеты) |
3 г. |
- |
||||||||||||
|
03-12 |
Документы по вопросам социальной защиты учащихся (списки учащихся из числа детей, оставшихся без попечения родителей, из многодетных семей, семей беженцев и вынужденных переселенцев, детей, пострадавших от аварии на Чернобыльской АЭС, и др.) |
5л. ЭПК |
|||||||||||||
|
03-13 |
Документы по вопросам медицинского обслуживания учащихся (справки, отчеты, акты углубленного медицинского осмотра) |
3 г. |
|||||||||||||
|
03-14 |
|||||||||||||||
|
03-15 |
|||||||||||||||
|
03-16 |
|||||||||||||||
|
Общеобразовательная подготовка - 04 |
|||||||||||||||
|
04-01 |
Положения и инструкции по методической работе; планы работы протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общеобразовательным дисциплинам |
дмн |
Планы 5 л. 572"а", отчеты 5л. 575"а" |
||||||||||||
|
04-02 |
Учебные планы, программы по общеобразовательным дисциплинам |
5 л. |
572"а" |
||||||||||||
|
04-03 |
Контрольные работы (годовые) по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения |
3 г. |
5Б8"а" |
||||||||||||
|
04-04 |
Письменные экзаменационные работы по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения |
1 г. |
587 |
||||||||||||
|
04-05 |
Экзаменационные билеты, расписания и консультации |
1 г. |
566 |
||||||||||||
|
04-06 |
Сводные ведомости успеваемости и поведения учащихся, протоколы экзаменов, документы об освобождении учащихся от экзаменов |
5 л- |
597 |
||||||||||||
|
04-07 |
Документы по проведению олимпиад по учебным дисциплинам (задания, инструкции по проведению, списки участников, протоколы заседаний комиссий) |
5л. ЭПК |
|||||||||||||
|
04-08 |
Журналы анализа работы преподавателей общеобразовательных дисциплин |
5л. |
577 |
||||||||||||
|
04-09 |
Планы работы кружков по общеобразовательным дисциплинам, отчеты об их выполнении |
3 г. |
573 |
||||||||||||
|
04-10 |
Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общеобразовательных дисциплин и переписка по этому вопросу |
10 г. ЭПК |
579 |
||||||||||||
|
04-11 |
Журналы учета теоретического обучения |
5 л. |
605 |
||||||||||||
|
04-12 |
|||||||||||||||
|
04-13 |
|||||||||||||||
|
04-14 |
|||||||||||||||
|
Производственное обучение - 05 |
|||||||||||||||
|
05-01 |
Планы производственной деятельности училища на год и отчеты об их выполнении |
3 г. |
573 |
||||||||||||
|
05-02 |
План производственной деятельности училища на квартал и отчеты об их выполнении |
3 г. |
573 |
||||||||||||
|
05-03 |
Планы производственного обучения групп на месяц и отчеты об их выполнении |
3 г. |
573 |
||||||||||||
|
05-04 |
Учебные программы по производственной практике, списки практикантов по объектам, копии приказов базовых предприятий по практике, отчеты мастеров производственного обучения о практике |
5 л. |
609-610 |
||||||||||||
|
05-05 |
Перечни учебно-производственных работ по профессиям |
3 г. |
267 |
||||||||||||
|
05-06 |
Перечни контрольных и проверочных работ по профессиям, графики и протоколы проведения проверочных работ, их анализ, выводы и предложения |
10 л. |
578 |
||||||||||||
|
05-07 |
Книга учета инструктажа по безопасности труда |
10 л. |
436 |
||||||||||||
|
05-08 |
Журналы анализа работы мастеров производственного обучения |
5л. |
577 |
||||||||||||
|
05-09 |
Документы о передовом педагогическом опыте работы мастеров производственного обучения и переписка по этому вопросу |
10 л. эпк |
579 |
||||||||||||
|
05-10 |
Технические паспорта на оборудование, планы-графики его ремонта, акты на списание пришедшего в негодность оборудования |
ДЗН |
1670 "б" |
||||||||||||
|
05-11 |
Заявки на оборудование, инструмент, материалы, учет и отчетность по их расходу |
3 г. |
988 "а" |
||||||||||||
|
05-12 |
Журналы учета производственного Обучения |
5л. |
605 |
||||||||||||
|
05-13 |
|
|
|
|
|
||||||||||
|
05-14 |
|||||||||||||||
|
05-15 |
|||||||||||||||
|
Бухгалтерия - 06 |
|||||||||||||||
|
06-01 |
Приказы и распоряжения Министерства образования РФ и Комитета. Инструктивные указания по финансовым вопросам органов профтехобразования, финансовых органов Госбанка и Стройбанка РФ (копии) |
дмн |
19 "б" 21 "б" |
||||||||||||
|
06-02 |
Приказы директора училища. Копии |
дмн |
|||||||||||||
|
06-03 |
Утвержденное штатное расписание профтехучилища, документы об его изменении |
3 г. |
52"а" |
|
|||||||||||
|
06-04 |
Лицевые счета работников училища |
75л. ЭПК |
311 "а" |
Хранится по месту утверждения, в Комитете |
|||||||||||
|
06-05 |
Сметы расходов на содержание училища, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним |
5л. |
229 “а” |
||||||||||||
|
06-06 |
Отчеты училища по финансированию -годовые |
Пост. |
303"б" |
Передается в комитет |
|||||||||||
|
06-07 |
Отчеты училища по финансированию -квартальные |
3 г. |
303"в" |
||||||||||||
|
06-08 |
Главная книга |
5л. |
316 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-09 |
Вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета (бухгалтерские проводки) |
5л. |
317 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-10 |
Документы по тарификации преподавателей |
25л. |
|||||||||||||
|
06-11 |
Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов |
5л. |
319 |
||||||||||||
|
06-12 |
Кассовые книги |
5л. |
317 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-13 |
Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам |
5л. |
При условии завершения ревизии |
||||||||||||
|
06-14 |
Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские, по начислению зарплаты) |
5л. |
317 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-15 |
Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из заработной платы |
5л. |
22 |
||||||||||||
|
06-16 |
Материалы по государственному социальному страхованию и документы об оплате за счет средств социального страхования фонду занятости, пенсионному фонду |
5л. |
322 |
||||||||||||
|
06-17 |
Авансовые отчеты |
4л. |
309 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-18 |
Наряды, акты на выполненные работы, табели рабочего времени и другие документы по заработной плате |
5л. |
310 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-19 |
Инвентарные описи имущества, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий |
3 г. |
323 |
||||||||||||
|
06-20 |
Акты и переписи о проведении инвентаризации, учета и переоценки имущества и товарно-материальных ценностей |
3 г. |
323 |
||||||||||||
|
06-21 |
Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности училища и документы к ним |
5л. |
334 |
При условии завершения ревизии |
|||||||||||
|
06-22 |
Договоры с материально-ответственными лицами |
5л. |
337 |
После истечения срока договора |
|||||||||||
|
06-23 |
|
|
|
|
|
||||||||||
|
06-24 |
|||||||||||||||
|
06-25 |
|||||||||||||||
От "___ " ______________ г. N _________________
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ________________ году
в профессиональном училище (лицее) N _____
|
#G0По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
С отметкой ЭПК |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного |
|
|
|
|
Временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
Временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
ИТОГО |
|
|
|
|
Секретарь профессионального училища (лицея) N _______ |
|
|
|
|
СОГЛАСОВАНО Протокол экпертной комиссии От "___"____________ N _______ |
|
|
Закон об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Раздел I. Общие положения
Статья 1. Основные понятия
Под Архивным фондом Новосибирской области понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее населения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области и составной частью Архивного фонда РФ.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично.
Статья 2.
Область применения Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Настоящий Закон регулирует правоотношения в сфере формирования, организации хранения, учета, использования архивных фондов, управления архивами в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства на территории Новосибирской области.
Статья 3. Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах состоит из Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Положения об Архивном фонде РФ, настоящего Закона и издаваемых в соответствии с ними правовых и нормативных актов представительных и исполнительных органов власти Новосибирской области.
Правовые и нормативные акты, издаваемые на территории Новосибирской области по вопросам, связанным с Архивным фондом Новосибирской области и архивами, должны соответствовать законодательству об Архивном фонде Новосибирской области и архивах; в случае расхождения между законодательством Новосибирской области об Архивном фонде и архивах и указанными актами действуют нормы законодательства.
Статья 4. Полномочия Российской Федерации и Новосибирской области по вопросам архивного дела
К исключительному ведению Российской Федерации на территории Новосибирской области относятся:
а) установление единых принципов организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и контроль за их соблюдением;
б) решение вопросов о вывозе документов Архивного фонда за пределы Российской Федерации.
К совместному ведению Российской Федерации и Новосибирской области в вопросах архивного дела относятся:
а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории Новосибирской области и являющихся федеральной собственностью;
б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области и являющиеся федеральной собственностью.
К исключительному ведению Новосибирской области относятся:
а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью Новосибирской области;
б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области.
К совместному ведению Новосибирской области и местного самоуправления относятся:
а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории городов и районов Новосибирской области и являющихся государственной собственностью Новосибирской области;
б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории городов и районов Новосибирской области и являющиеся государственной собственностью Новосибирской области;
в) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, переданных на хранение в Государственный архив Новосибирской области;
г) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области.
Все другие вопросы архивного дела Новосибирская область решает самостоятельно на основе единых принципов организации архивного дела в соответствии с Уставом Новосибирской области и настоящим Законом.
Местное самоуправление решает все вопросы архивного дела по согласованию с Комитетом государственной архивной службы администрации Новосибирской области.
Раздел II. Архивный фонд Новосибирской области
Статья 5. Состав Архивного фонда Новосибирской области
В состав Архивного фонда Новосибирской области входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Новосибирской области производится на основании экпертизы их ценности комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным осуществляется архивными органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Архивный фонд Новосибирской области состоит из государственной и негосударственной частей.
Статья 6. Государственная часть Архивного фонда Новосибирской области
Государственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью Новосибирской области и муниципальной собственностью.
К государственной собственности Новосибирской области относятся:
а) архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, других государственных институтов, а также религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории Новосибирской области на всем протяжении ее истории и принятых ранее в Государственный архив Новосибирской области;
б) архивные фонды и архивные документы органов государственной власти Новосибирской области, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Новосибирской области;
в) архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля государственной собственности;
г) архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Государственный архив Новосибирской области;
д) архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области;
е) архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
ж) копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность Новосибирской области из федеральных органов РФ, ее субъектов, а также из-за рубежа;
з) документы по личному составу, переданные на государственное хранение.
К муниципальной собственности относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа, а также документы по личному составу, переданные на государственное хранение.
Статья 7. Негосударственная часть Архивного фонда Новосибирской области
Негосударственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:
а) общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;
б) религиозных объединений и организаций;
в) объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, в уставном капитале которых отсутствует доля государственной или муниципальной собственности;
г) физических лиц ( документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).
Отнесение документов к негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляется органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Комитет в месячный срок после принятия решения письменно информирует собственников об отнесении их документов к составу Архивного фонда Новосибирской области.
Взаимоотношения собственника документов с органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области строятся на договорной основе.
В случае заключения договора о совместной деятельности негосударственные объединения, предприятия, учреждения, организации включаются в Список источников комплектования архивных учреждений Новосибирской области.
Раздел III. Архивы в Новосибирской области
Статья 8. Создание архивов
Право на создание архивов имеют юридические и физические лица.
Не допускается создание тайных архивов:
а) из документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области;
б) содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных;
в) содержащих документы, затрагивающие права и законные интересы граждан.
Статья 9. Передача права собственности на архивы
А. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области, являющиеся федеральной собственностью, осуществляется по постановлению областного Совета народных депутатов по согласованию с Государственной архивной службой России.
Б. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области, осуществляется по постановлению областного Совета депутатов.
В. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области, осуществляется органом управления архивным делом (комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области) по согласованию с органом местного самоуправления.
Г. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и хранящиеся в городских, районных архивах, осуществляется органом местного самоуправления по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Д. Передача права собственности на документы от собственников негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области в государственную и муниципальную собственность осуществляется в случаях:
- добровольной передачи документов на хранение в архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки на основании соглашения (договора), с уточнением при необходимости условий хранения и использования документов;
- ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников, с передачей документов на постоянное хранение в государственные архивы.
Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок.
Статья 10. Защита прав собственности на архивы
Право собственности, независимо от формы собственности, охраняется законом. Запрещена незаконная продажа, приобретение и дарение документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области.
Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством РФ и Новосибирской области.
Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области
Статья 11. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области
Государственное управление архивным делом в Новосибирской области осуществляется Администрацией Новосибирской области через образуемый ею орган управления архивным делом.
Статья 12. Система архивных органов и учреждений в Новосибирской области
Ведение архивного дела в Новосибирской области возлагается на комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области и подведомственные ему государственные архивы.
В систему комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области входят:
а) Государственный архив Новосибирской области;
б) архив мэрии г. Новосибирска с сектором документов по личному составу;
в) городские, районные архивы, они же являются органом управления архивным делом в городе, районе с хранилищами документов по личному составу;
г) другие архивные учреждения, образующиеся на территории Новосибирской области.
Сеть государственных архивов утверждается Администрацией Новосибирской области.
Положение о государственном архиве Новосибирской области утверждается комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Положение о районном, городском архиве (органе управления архивным делом в районе, городе) утверждается соответствующим исполнительным органом местного самоуправления.
Статья 13. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации
Новосибирской области
Финансирование и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области осуществляется за счет средств бюджета Новосибирской области, бюджетов городов и районов, а также за счет внебюджетных средств.
Архивные органы и учреждения, финансируемые за счет средств бюджета, могут освобождаться в установленном порядке от налогов при условии расходования этих средств на социальные и творческие нужды архивов, укрепление материально-технической базы.
Органы государственной власти и местного самоуправления обеспечивают соответствующие архивные учреждения зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности Архивного фонда Новосибирской области.
Имущество, в том числе недвижимое, находящееся или передаваемое архивным органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, закрепляется за ними на правах оперативного управления без права изъятия собственником.
Архивные органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы не имеют права отчуждения закрепленного за ними имущества.
Земельные участки, используемые учреждениями архивной службы, передаются в их безвозмездное пользование.
Статья 14. Государственное попечение над негосударственными архивами
По просьбе собственников документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. По договоренности с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.
Статья 15. Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах осуществляется органами представительной и исполнительной власти, местного самоуправления и прокуратуры, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности государственных секретов, содержащихся в архивных документах, осуществляют органы федеральной службы контрразведки.
Статья 16. Участие общественных и религиозных объединений в организации и развитии архивного дела
Общественные и религиозные объединения и организации могут содействовать решению задач развития и совершенствования архивного дела, руководствуясь Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, настоящим Законом и другими правовыми и нормативными актами Новосибирской области.
Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области
Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области, обязаны обеспечить их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются архивные копии.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится в специальных архивохранилищах отдельно от других архивных документов.
Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, а также комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области: разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области нормативно-методические документы, определяющие порядок работы архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, пока не будут утверждены комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующим архивным органом и государственным архивом.
При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Новосибирской области, городов, районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, архивные документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы передаются соответствующим архивным учреждениям.
Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области, созданные в учреждениях, организациях, предприятиях до смены формы собственности, не подлежат приватизации, являются государственной собственностью и могут быть досрочно переданы на государственное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.
Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области.
Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют Государственный архив Новосибирской области, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.
Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия (в том числе с государственной долей собственности) в создаваемых ими ведомственных архивах.
Установлены следующие сроки хранения:
а) для архивных документов отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения - 15 лет;
б) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения - 10 лет;
в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;
г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг - 75 лет;
д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;
е) научной, технологической и патентной документации - 10 лет;
ж) конструкторской документации - 15 лет;
з) проектной документации по капитальному строительству - 25 лет;
и) телеметрической документации - 5 лет;
к) кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;
л) фотодокументов - 3 года;
м) документов на машинных носителя - 5 лет.
Сроки временного хранения документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности предприятий, учреждений, организаций Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службы контрразведки РФ, государственного геологического предприятия "Российский геологический фонд" Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России, Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, Российского государственного фонда кинофильмов Комитета Российской Федерации по кинематографии устанавливаются в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами с Государственной Архивной службой России.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области.
Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и архивными учреждениями, государственными музеями и библиотеками.
Статья 20. Комплектование архивов
Архивные учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Новосибирской области, документами, переданными им государственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, а также приобретенными учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.
Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Новосибирской области запрещается.
В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области имеют преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области с указанием точного времени и места продажи.
Нарушение установленного порядка является основанием для признания сделки купли-продажи недействительной.
Учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут выделяться средства из областного и местных бюджетов на приобретение в собственность Архивного фонда Новосибирской области особо ценных и уникальных документов.
Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области
Документы Архивного фонда Новосибирской области, независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области хранятся и учитываются в учреждениях системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия в установленном порядке обязаны представлять в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области сведения о документах, находящихся у них на временном хранении в ведомственных архивах, и несут ответственность за полноту и достоверность информации.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений системы государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области собственники информируют органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.
Статья 22. Использование архивных документов
Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Новосибирской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Новосибирской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и предприятиях, определяется ими по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
Архивные учреждения Новосибирской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным Правительством РФ порядком.
Использование документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Новосибирской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.
Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах, архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них.
Пользователи документов Архивного фонда Новосибирской области обязаны обеспечить физическую сохранность документов. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий по подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.
Раздел VI. Международное сотрудничество в области архивного дела
Статья 23. Международное сотрудничество в области архивного дела
Архивные органы и учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, юридические и физические лица - собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, могут участвовать в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.
Раздел VII. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы
Статья 24. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы
Вывоз архивных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящей статьи.
Комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области вправе разрешать временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы на оговоренный срок.
Раздел VIII. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде
Новосибирской области и архивах
Статья 25. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах должностными лицами и гражданами Российской Федерации влечет уголовную, административную и иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
Должностные лица и граждане обязаны возместить ущерб, причиненный Архивному фонду Новосибирской области нарушением законодательства Новосибирской области об Архивном фонде и архивах.
Нарушения требований статей 4, 5, 8, 9, 10, 17, 19, 20, 21, 22 и 24 настоящего Закона, ответственность за которые не предусмотрена федеральным законодательством, влечет административную ответственность в виде штрафов в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемого в судебном порядке по представлению органов, контролирующих соблюдение настоящего Закона в соответствии со статьей 15.
Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Новосибирской области, привлекаются к ответственности за нарушения настоящего Закона на общих основаниях.
#G0#M12293 0 941850023 0 0 0 0 0 0 0 0Тема 8. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов
#G0
1. Особенности официально-делового стиля
Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это
- краткость и компактность изложения официального материала;
- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;
- последовательность использования технических приемов правотворчества.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл.
Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить". Представить - 1) предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства"); 2) познакомить с кем-либо ("представить коллективу нового работника"); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к очередному званию", "представить к ордену"); 4) составить, обнаружить ("представить (собой) значительную ценность"); 5) мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя"); 6) изобразить, показать ("представить в смешном виде"). Предоставить - 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства"); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо ("предоставить отпуск", "предоставить слово"); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю").
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие факты", "данное явление полностью проявляется в условиях..."
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: "в связи с распоряжением Правительства", "в порядке оказания материальной помощи", "в связи с тяжелым положением, сложившимся..." - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: "принять во внимание", "довести до сведения".
Но если нормы нарушаются из- за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол "допускать" ("допустить") в значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение", "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
#G0
2. Употребление прописных и строчных букв
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные. Например: Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:
Правительство Российской Федерации;
Коллегия Правительства Российской Федерации;
Совет Министров Республики Башкортостан и т.п.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".
Названия органов судебной власти принято писать так:
Конституционный Суд Российской Федерации;
Верховный Суд Российской Федерации;
Высший арбитражный суд Российской Федерации.
Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:
Верховный Суд Республики Башкортостан;
Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.
Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;
Конституция (но: конституции республик);
Декларация прав и свобод человека и гражданина;
Федеративный договор;
Основы законодательства Российской Федерации;
Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но: законы);
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);
распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;
Распоряжение Правительства Российской Федерации.
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
Президент Российской Федерации;
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
Советник Президента Российской Федерации;
Председатель Правительства Российской Федерации;
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;
Министр финансов Российской Федерации;
Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства;
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;
начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;
генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;
первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;
заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;
заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом;
председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр;
генеральный директор Российского космического агентства;
глава администрации Красноярского края;
губернатор Сахалинской области;
мэр Санкт-Петербурга;
премьер правительства Москвы;
председатель Военной коллегии верховного Суда Российской Федерации;
член коллегии Генеральной прокуратуры.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:
председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;
президент Союза арендаторов и предпринимателей России.
С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (но: "наградить народного артиста Российской Федерации").
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:
маршал артиллерии (но: Главный маршал авиации);
генерал армии;
адмирал;
академик;
действительный член Российской академии наук;
доктор технических наук;
член-корреспондент Российской академии наук;
лауреат Государственной премии.
Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:
государственная граница Российской Федерации;
государственная награда Российской Федерации.
Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
Государственный герб Российской Федерации;
Государственный гимн Российской Федерации;
Государственный флаг Российской Федерации;
Государственная программа...
#G03. Наиболее употребляемые сокращения слов
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):
|
#G0ампер |
- А |
|
метр |
- м |
|
атмосфера |
- атм |
|
миллиметр |
- мм |
|
гектар |
- га |
|
секунда |
- с |
|
грамм |
- г |
|
тонна |
- т |
|
килограмм |
- кг |
|
центнер |
- ц |
год, годы - г., гг. (при цифрах) область - обл.
город - г. (при названии) поселок - пос.
дом - д. прочее - пр.
другой (другие) - др. пункт - п.
железнодорожный - ж.д. район - р-н (при названии)
и так далее - и т.д. рубль - р., руб.
и тому подобное - и т.п. село - с. (при названии)
копейка - к., коп. смотри - см.
миллиард - млрд то есть - т.е.
миллион - млн тысяча - тыс.
Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.
Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения "бук.", "бух." известны только специалистам ("бук." - буксир, "бух." - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "район" и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов В.В.", или "В.В.Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.
#G04. Оформление дат и чисел в документах
Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 1993 г., в мае 1993 г., но: за 8 месяцев 1993 года, в 1993 году, план на 1993 год, с 1988 по 1995 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: "представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН".
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.
Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб м, 20 млн т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова "штук", "человек": 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы).
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- , 3-секционный.
Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.
Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом "минус". Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.
#G0
Приложения
Приложение 8.1
Краткий словарь терминов из области делопроизводства
Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации,
нормативно-технических разработках
Адресат - получатель.
Адресант - отправитель.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
Акцепт - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.
Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.
Аннотация - краткое изложение первоисточника.
Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.
Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).
Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.
Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Выписка - копия части текстового документа.
График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.
Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").
Дата - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.
Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.
Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договоренность - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.
Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.
Досье - документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, З. о приеме на работу, З. о предоставлении отпуска и т.д.).
Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.
Индекс - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.
Индексация - проставление индекса.
Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.
Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.
Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.
Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.
Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.
Кредит - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.
Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.
Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лице ( о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.
Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
Наряд-заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
Номенклатура - перечень наименований.
Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
Номер входящего письма - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.
Номер исходящего дела - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.
Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.
Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).
Объяснительная записка - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись - юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.
Оферта - см. Предложение.
Официальные документы - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.
Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
Подлинник документа - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.
Подпись на документе - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.
Положение - 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.
Предложение - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.
Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.
Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с указанием цен и расценок.
Претенционное письмо - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.
Приказ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.
Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.
Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.
Расписание - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Регистрационный штамп - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.
Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрация документов - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизиты - обязательные элементы служебного документа.
Реквизит документа - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Рекламационное письмо - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.
Решение - 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.
Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.
Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Сдаточная опись (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.
Система документирования - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Состав удостоверения - подпись и печать.
Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.
Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.
Справка - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.
Стандарт - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.
Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.
Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.
Табуляграмма - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.
Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.
Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.
Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Текстовой документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.
Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.
Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы (тексты-аналоги) - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.
Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Указание - 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.
Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.)
Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.
Экспедиция - специальный аппарат учреждения по приему документов.
Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.
Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет N... в... отделении... банка"; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.
Приложение 8.2
Корректурные знаки и правила их применения
При оформлении оригинала документа нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потребуется сделать указания для машинистки, которая будет печатать документ, о выделении элементов текста печатанием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.
Корректурные знаки - это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 "Знаки корректурные", который введен в действие с 01.01.77 (в настоящее время он не отменен).
Корректурные знаки подразделяются на следующие группы: 1) знаки замены, выкидки и вставки; 2) знаки перестановки печатных знаков; 3) знаки изменения пробелов; 4) знаки абзацного отступа, красной строки; 5) знаки исправления технических дефектов набора.
|
#G0Корректурный знак |
Назначение |
Применение в тексте |
 |
Сделать абзац. Знак ставят в том месте, где должен быть сделан абзац |
 |
 |
Печатать текст без абзаца (в подбор) |
 |
 |
Выключить строку посередине формата (в красную строку). Знак ставиться в начале и вконце выключаемой строки |
 |
 |
Написать слово в разрядку |
 |
 |
Убрать разрядку внутри слов |
 |
 |
Поменять местами соседние буквы, слова или группы слов |
 |
 |
Переставить слова |
 |
 |
Переставить слова или группу слов из одной строки в другую |
 |
 |
Подвинуть текст |
Линейка, в которую упирается стрелка, показывает, до какого предела сдвинуть текст |
 |
Сделать пробелы между словами |
 |
 |
Уничтожить пробел в слове или уменьшить между словами |
 |
 |
Уничтожить лишнюю букву в слове |
 |
 |
Исключить ошибочно написанное слово |
 |
 |
Убрать лишний текст, знаком перечеркивают неправильно напечатанный текст |
 |
 |
Восстановить ошибочно зачеркнутое слово |
 |
 |
Вставить букву в слово, заменить букву |
Этим знаком зачеркивают неправильно написанную букву и сверху пишут ту, которую надо |
 |
Вставить слово или несколько слов |
 |
 |
Заменить несколько рядом стоящих букв или слов |
 |
 |
Заменить строчную букву прописной и прописную строчной |
 |
 |
Сделать вставку текста с подобным знаком |
 |
Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М., 1989.
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 1990.
Веселов П.В. Вы - секретарь. - М., 1993.
Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. - М., 1961.
Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. - 1986. - N 2.
Глушков В.М. Основы безбумажной информации. - М., 1982.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М. 1997.
Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положение: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.
Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975.
Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. - Л., 1991.
Закон Новосибирской области от 09.06.95 N 22 "Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области".
Закон Новосибирской области от 23.12.94 N 1503 "Об Архивном фонде Новосибирской области и архивах".
Исаенко А.Н. Роль экспертизы в капиталистической рационализации управления // США - экономика, политика, идеология. - 1981. - N 11.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - М.-Новосибирск, 1997.
Кочетков Г.Б. Закон о сокращении "бумажной работы" в правительстве США // Сов.гос. и право. - 1983. - N 3.
Кочетков Г.В. Автоматизация конторского труда в США: Теория и практика офиса будущего. - М., 1985.
Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., 1991.
Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 1992.
Серафимова И.В. Проблемы "офиса будущего" // США: Экономика, политика, идеология. - 1984. - N 6.
Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы: Аналитический обзор. - М., 1989.
Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы...
Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. - М., 1993.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизвосдтво: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М., 1998.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерациию - М., 1992.
Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. - Киев, 1987.
Язык научной литературы. - М., 1975
[*] Если письмо оформляется на формате А4, обязателен заголовк, если на формате А5, заголовок не обязателен.
* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 75.
* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 76.
* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 76.
** См.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1992. - С. 19.
* См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению. - М., 1980
** Там же.
* См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 75.
* См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации+ - С. 66, 71-73.
** См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.
